C’est le tableau de bord de l’application. La Synthèse
regroupe les tâches les plus courantes de la gestion locative.
Le ruban de la Synthèse regroupe les actions
principales du logiciel. Il contient deux groupes logiques.
Dans le groupe « Etapes de création », chaque
icône est placée dans un ordre chronologique représentant les étapes de la
création d’une location. Le groupe « Gestion » contient la gestion
des quittances et des avis d’échéances, la facturation ainsi que la gestion des
relèves des compteurs.
Le contenu principal de la Synthèse affiche un résumé
de votre situation. Vous avez un aperçu rapide de vos revenus et de vos
dépenses du mois et de l’année en cours.
Un graphe permet de comparer votre chiffre d’affaires par
rapport à l’année précédente.
Les colonnes à droite affiche :
§
Mes locaux : affiche le taux d’occupation de vos
locaux.
§
En attente : les loyers en attente de paiement, les
loyers en attente de révision et le nombre de compteurs à relever
§
Mes courriers : comptabilise les courriers à envoyer
au format papier ou par email, les relances et les demandes d’attestations et
d’entretiens.
Lorsque vous éditez une fiche, certains champs doivent être
obligatoirement renseignés. Ils sont toujours marqués d’un astérisque (appelé
également étoile) à droite de leurs libellés.
Si vous tentez de sauvegarder une fiche sans compléter un de
ces champs, LocaGest les mettra en évidence en colorant le fond du champ en
rouge.
Pour créer votre première location, vous devez respecter
certaines étapes dans un ordre précis. Assurément, vous ne pouvez pas créer une
location si vous n’avez pas de bien à louer.
Voici les étapes à réaliser :
§
Créer un propriétaire.
§
Créer un lieu.
§
Créer un bien. Chaque bien a au moins un propriétaire et un lieu.
§
Créer un locataire.
§
Créer un bail. Chaque bail contient un bien et au moins un
locataire.
Le propriétaire est le détenteur d’un ou plusieurs biens
immobiliers.
Si dans l’Assistant de
création du gérant, vous vous êtes défini en tant que « particulier
propriétaire », vous devez déjà être présent dans la Liste des
propriétaires.
Créer un propriétaire : à partir de la Synthèse,
cliquez sur « Créer un propriétaire » > puis cliquez sur
« Ajouter ».
Certaines informations sont indispensables. Vous devez
spécifier sa civilité, son nom et son adresse.
Si vous gérez les biens de plusieurs propriétaires, vous
devriez ajouter leurs RIB dans l’onglet Banques.
Le lieu est bien plus que la localisation d’un local ou d’un
ensemble de biens.
Par exemple, en créant le lieu d’un immeuble, vous pourrez
réutiliser toutes ses informations pour vos biens qui y sont en location.
Ce sont en fait des informations communes. L’adresse de
l’immeuble ou le service de gardiennage sont en effet partagés avec tous les
appartements de l’immeuble.
Créer un lieu : à partir de la Synthèse,
cliquez sur « Créer une localisation » > puis cliquez sur
« Ajouter ».
Le type de lieu, le nom du lieu sont obligatoires. Vous
devez également ajouter son adresse.
Créer une adresse pour un lieu : dans la fiche
du lieu, vous avez en haut à droite la zone d’adresse. Pour sélectionner ou
créer une adresse il faut appuyer sur ce bouton «
». Vous pouvez en
savoir plus dans la section Gérer le carnet
d’adresses. Choisissez une adresse puis valider en appuyant sur
« Sélection ».
Chaque lieu peut posséder des services collectifs, des
photos et des documents. Dans cette rubrique, vous visualisez également la Liste
des locaux qui sont associés à un lieu.
Le bien est un local qui va être donné en location.
Pour commencer, vous devez sélectionner un type de bien,
indiquer sa surface et son nombre de pièces. Vous pouvez compléter sa
description dans les champs à la suite.
Il faut aussi renseigner son adresse, en commençant par
sélectionner une commune dans le Filtre par ville. Ensuite il est
possible de sélectionner un lieu. L’adresse du bien s’affiche aussitôt.
Enfin, il faut rattacher un propriétaire à la fiche.
Les onglets de la fiche permettent par ordre de
contenu :
§
Détails du bien : affiche une Liste des services
collectifs du local.
§
Photo. : permet d’afficher et insérer des
photographies.
§
Equipements : permet de recenser les équipements du
local (à ne pas confondre avec la Liste des meubles).
§
Liste des pièces : énumère les pièces d’un local. La
génération de l’état des lieux se fonde sur cette liste.
§
Meubles : inventorie les meubles du bien. Cette liste
complète également l’état des lieux, nécessaire pour les locations en meublés.
§
Baux : affiche l’historique de tous les baux du bien.
§
Documents : permet de lier des documents propres au
bien.
§
DPE : ce volet sauvegarde les informations du
diagnostic énergique.
§
Clefs : cet onglet classe la liste des clefs qui sont
transmises au locataire.
§
Annonce : permet de garder en mémoire la rédaction
d’une annonce pour la republier ultérieurement.
Si vous avez plusieurs biens similaires, vous pouvez les
recopier.
Dupliquer un bien : à partir de l’onglet Biens, sélectionnez
un bien dans la Liste des biens > puis cliquez sur « Dupliquer
».
Vous pouvez ensuite éditer ce nouveau bien en complétant ses particularités.
Créer un lieu : à partir de la Synthèse,
cliquez sur « Créer une localisation » > puis cliquez sur
« Ajouter ».
Création du locataire
Créer un locataire : à partir de la Synthèse,
cliquez sur « Créer un locataire » > puis cliquez sur
« Ajouter ».
La fiche du locataire doit contenir certaines données. Elles
sont obligatoires dans la rédaction d’un bail. LocaGest pourra éditer et
compléter automatiquement un bail grâce à ces informations.
Le type de locataire, sa civilité, son nom, son prénom, sa
date et son lieu de naissance sont nécessaires pour un particulier.
Pour une société, vous devez compléter son type, sa
civilité, sa raison sociale et son numéro RCS.
Les champs de contacts et d’activités professionnelles sont
optionnels. Néanmoins si vous désirez envoyer certains documents par email
n’oubliez pas de l’ajouter dans son champ dédié à cet effet.
Si vous avez un grand nombre de locataires et que vous
désirez les identifier rapidement, le fait d’insérer une photographie d’identité
vous facilite cette mémorisation.
Les onglets de la fiche permettent par ordre de
contenu :
§
Pièces d’identités : permet d’indiquer les numéros de
certains documents d’identité.
§
Documents : permet de lier des documents propres au
locataire.
§
Banques : gère les banques du locataire.
§
Adresses : donne la possibilité de noter la
précédente adresse du locataire, voire sa nouvelle adresse après la clôture
d’un bail.
Remarque : La fiche de création et d’édition du
locataire sert également à la création du cautionnaire.
Etablir un bail peut vite s’avérer compliqué. LocaGest est
spécialement conçu pour simplifier cette étape.
Pour débuter, un locataire est requis. Cliquez sur «» pour en
sélectionner un. Vous pouvez également sélectionner un colocataire.
Il faut ensuite sélectionner le Type de bail, sa Durée
est complétée par défaut, cela reste une suggestion que vous pouvez changer.
Après, choisissez un local à louer en démarrant par la
sélection du Filtre par ville, puis du Lieu pour sélectionner
enfin un Bien. Son adresse s’affiche plus bas.
Les autres saisies impératives sont la Date de la
signature du bail, la Date d’entrée (date de la remise des clefs),
le Loyer initial et le Montant du dépôt de garantie. Les Charges
initiales sont à renseigner le cas échéant.
Remarque : la date de signature du bail est la date de départ
servant à la révision du bail.
Les onglets de la fiche permettent par ordre de
contenu :
§
Détails du bail : gère les dates du bail, les
montants initiaux du loyer et des charges, ainsi que le jour et la périodicité
du paiement.
§
Garantie : spécifie le montant du dépôt de garantie
et son délai de restitution.
§
Cautionnaire et facturation : permet d’ajouter des
cautionnaires, le mode de paiement, d’envoi et l’adresse d’expédition des
factures (si elle a besoin d’être différente de l’adresse de location).
§ Révision du
loyer : permet de définir manuellement la révision du loyer. Par
défaut la révision du loyer est gérée automatiquement par LocaGest. Pour en
savoir plus lisez le Chapitre 9 : La révision des
loyers.
§
Documents : permet de lier des documents propres au
bail.
§
Evolutions des loyers : Ce tableau permet de
consulter l’historique du loyer et des charges. Il accepte la modification manuelle
des montants, mais nous vous conseillons de ne pas modifier un montant en cours
de bail.
§
Congé : Si vous donnez congé à votre locataire, les
motifs seront consultables dans cette zone.
Vous pouvez à présent Impression
du bail.
Note : Vous pouvez afficher plus d’informations
dans la Liste des baux en cliquant sur le bouton « 
».
L’assistant rapide permet de gagner du temps dans la saisie
des données essentielles. L'assistant ne s'attarde que sur les éléments
indispensables. Vous pourrez par la suite enrichir les données en modifiant les
fiches qui ont été créées par cet intermédiaire.
Gérer le carnet
d’adresses
Le Gestionnaire du carnet d’adresses est accessible à
tout moment à partir du Ruban.
Certaines fiches permettent aussi de l’ouvrir afin de gérer
et sélectionner une adresse.
Le Gestionnaire du carnet d’adresses permet
d’ajouter, modifier ou supprimer un contact très facilement.
De plus il gère automatiquement les lettres capitales et il
contient un répertoire de l’ensemble des communes françaises, belges et
luxembourgeoises.
L’aide en ligne de LocaGest 2019 permet d’obtenir des
réponses et des instructions sur tous les champs présents dans LocaGest.
Accéder à l’aide : Cliquez sur le bouton d’aide
à droite de la barre de titre de la fenêtre (voir l’illustration ci-dessous).
Cliquez ensuite sur un champ pour obtenir de l’aide.
Remarque : le système d’aide nécessite d’être
connecté à Internet.
La base d’exemple illustre la plupart des possibilités
intégrées à LocaGest.
Elle offre l’occasion de découvrir le fonctionnement du
logiciel avec des données cohérentes. Vous pouvez tester des fonctionnalités
sans le moindre risque pour vos données.
De plus, vous pouvez basculer à tout moment de la base
d’exemple vers votre base de travail. Vous ne perdrez aucune information.
LocaGest sauvegarde vos données en continu.
Atteindre la base d’exemple : depuis le bouton
Menu > accédez à « Charger la base d’exemple ».
Revenir à votre base de travail : depuis le
bouton Menu > accédez à « Décharger la base d’exemple ».
Vous n’avez pas besoin de sauvegarder vos actions. LocaGest
sauvegarde automatiquement vos données. Pour en savoir plus sur la sauvegarde
et la restauration des données, veuillez consulter l’Annexe
C : Sécurité et assistance.
LocaGest contient par défaut toutes les villes françaises,
belges et luxembourgeoises. Pour la France, les CEDEX administratifs et de
l’armée ont été ignorés, vous pouvez les ajouter au cas par cas en suivant la
section Personnalisation des listes.
Les villes françaises situées en Zone Tendue au sens
de la loi ALUR sont identifiées. Dans la fiche du bail, une indication
le précise dans la zone de l'adresse.
Les taux de TVA en vigueur en France (DOM inclus), Belgique
et au Luxembourg sont également renseignés.
Cette liste affiche l’ensemble des baux, elle est ordonnée
du bail en cours le plus récent au plus ancien, les baux terminés sont affichés
ensuite de la même manière.
Vous pouvez imprimer un contrat en cliquant sur Imprimer
Bail ou réviser le loyer en cliquant sur Révisions des loyers.
Consulter la partie : Impression
du bail.
Consulter le Chapitre 9 : La
révision des loyers.
Dans la Fiche du bail, l’onglet Annexes permet
d’ajouter un lot supplémentaire. Un clic sur le bouton Ajouter permet de
sélectionner le lot à associer.
Un bail peut contenir jusqu'à trois lots. Lors de
l'impression du contrat de location, ces lots sont renseignés.
Pour afficher les lots lors de l'impression de l'avis
d'échéance ou de la quittance, il faut activer une option, voir la section : Impression.
Cette liste affiche l’ensemble des loyers afin d’imprimer
leurs quittances et leurs prochains avis d’échéances. Elle est ordonnée du
loyer le plus récent au plus ancien.
Vous pouvez saisir rapidement le règlement d’un loyer à
partir de la Liste des quittances. Sélectionnez la quittance à partir de
la colonne Montant payé puis saisissez sa valeur, en tabulant une
première fois, vous basculerez sur sa date, et en tabulant une nouvelle fois,
vous pointerez sur son statut de paiement.
Remarque : Le Montant payé est
automatiquement inséré, vous pouvez le modifier si besoin. La date dans la
colonne « Payé le » est aussi insérée automatiquement à la
date du jour.
LocaGest complète aussi la colonne Statut paiement selon les
informations saisies précédemment.
Code couleur de la colonne Montant Payé :
§
Rouge : le montant n’a pas été réglé.
§
Jaune : le montant a été réglé partiellement.
§
Vert : le montant a été réglé en totalité.
Valeurs de la colonne Statut paiement :
§
En attente : le paiement n’a pas encore été réglé.
§
Réglé : le paiement a été réglé.
§
Rég. partiel : le paiement a été réglé partiellement.
§
Rég. en retard : le paiement a été réglé après la
date de limite de paiement.
L’indicateur suivant « 
»
vous rappelle si la quittance a été imprimée ou l’indicateur « 
»si
la quittance a été envoyée par email. Si besoin, vous pouvez directement
supprimer un indicateur avec un clic-droit.
En double-cliquant sur une ligne du tableau, vous afficherez
les détails de la quittance.
Note : Un clic-droit sur la Liste des
quittances permet de filtrer la liste sur le locataire ou le mois
sélectionné.
Vous pouvez afficher plus d’informations dans la Liste
des quittances en cliquant sur le bouton « ».
Afin de limiter les impressions et le poids de vos envois
postaux, par défaut, l’avis d’échéance et la quittance sont imprimés sur un
même document.
Vous pouvez également les envoyer directement par email en
cliquant sur le bouton « Envoyer par email », voir Envoyer les avis d’échéances par email.
Impression de l’avis d’échéance et de la quittance :
accédez à l’onglet Quittances > sélectionnez une ligne dans la Liste des
quittances > puis cliquez sur le bouton « L’avis d’échéance et la
quittance ».
Note : vous pouvez aussi configurer LocaGest
pour imprimer les quittances et les avis d’échéances sur des pages séparées,
voir la section Impression.
Si l’avis d’échéance ou la quittance contiennent plusieurs
taux de TVA, un récapitulatif détaillé des taux et des montants est affiché.
Au moins une fois par an, vous devez régulariser les
charges. C’est la comparaison entre les provisions pour charges versées par le
locataire et le montant réel des charges locatives.
Après avoir renseigné la période de calcul et le montant
réel des charges locatives, LocaGest génère un courrier de régularisation.
Impression de la régularisation des charges :
accédez à l’onglet Quittances > sélectionnez une ligne dans la Liste des
quittances > dans le Ruban sélectionnez Autres documents puis cliquez
sur le bouton « régularisation des charges ».
Pour imprimer un rappel de paiement de loyer à un locataire,
vous avez deux étapes à réaliser.
Etape 1 : Sélectionnez une ligne dans la Liste
des quittances > puis dans la colonne Rappel définissez si c’est le 1er
ou le 2ème rappel.
Etape 2 : Dans la barre de menu de l’onglet
Quittances > sélectionnez Autres documents puis cliquez sur le bouton
« Le rappel au locataire ».
Remarque : Les courriers pour la 1ère
et la 2ème relance de loyers sont légèrement différents. Vous devez
envoyer le 2ème rappel du loyer en lettre recommandée avec accusé de
réception.
Vous pouvez envoyer un rappel de loyer à un ou plusieurs
garants du locataire.
Pour entreprendre cette action, le bail doit contenir
obligatoirement un cautionnaire. Un courrier de rappel au locataire doit aussi
avoir été envoyé.
Impression du rappel au cautionnaire : accédez à
l’onglet Quittances > sélectionnez une ligne dans la Liste des quittances
> dans le Ruban sélectionnez Autres documents puis cliquez sur le bouton
« Le rappel au cautionnaire ».
Remarque : Si le bail contient 2 cautionnaires,
LocaGest imprimera un courrier pour chacun d’eux. La somme à payer sera alors
répartie en 2 montants d’égale importance.
Pour afficher l'historique de paiements des loyers après un
avis d'échéance, il faut activer une option.
Dans la Fenêtre des options > Editions >
Impression de l'avis d'échéance > Cochez la case Imprimer l'historique de
paiement des loyers après chaque avis d'échéance.
Condition de l'impression :
§
Toujours imprimer : s'imprime dans tous les cas.
§
Imprimer seulement si le solde est négatif : s'imprime si le
locataire a un solde débiteur (solde négatif).
Vous pouvez communiquer avec votre locataire par
l’intermédiaire de l’avis d’échéance et de la quittance. En effet, le talon à
découper contient une zone permettant d’insérer un message.
Insérer un message dans le talon à découper :
éditez une quittance. Dans la fiche de la quittance > sélectionnez Note sur
cette quittance > saisissez le message à destination du locataire et
Enregistrer la fiche.
Remarque : Si vous désirez reporter un message
sur toutes les prochaines quittances, il suffit de cocher la case « Reporter la
note sur les prochaines quittances ».
Le mémo est une zone de texte permettant au
bailleur/gestionnaire de mémoriser une information importante dans une
quittance.
Contrairement à l’insertion d’une note dans une quittance ce
texte n’apparaîtra pas lors de l’impression.
Pour ajouter une écriture dans l'avis d'échéance et la
quittance, cliquez sur le bouton 
sur la droite du tableau de décompte. Une ligne s’insère
automatiquement avec plusieurs choix de libellé possible.
Comme dans le paragraphe précédent, cliquez sur le bouton
« 
»
sur la droite du tableau de décompte. Ensuite, dans la liste déroulante, vous
sélectionnez l’option « libellé à personnaliser ».
Pour personnaliser le libellé, il faut cliquer sur le bouton
d'édition «» à la droite du
tableau de décompte. Une fenêtre permet la saisie du libellé et d'indiquer si
l’écriture est soumise à la TVA.
Note : Si l'objet du libellé est soumis à la TVA, le
calcul de la taxe est automatiquement mis à jour.
Voir la section Créer une
ligne récurrente dans les quittances.
La rubrique Finances permet de gérer vos recettes et
vos dépenses.
La Liste des finances affiche vos recettes et vos
dépenses par ordre décroissant. Le montant des dépenses est classé dans la
colonne Débit, celui des recettes est comptabilisé dans la colonne Crédit.
LocaGest insère automatique la facturation de vos loyers.
Remarque : La gestion du paiement des loyers se
fait directement dans l’onglet Quittances.
Néanmoins en éditant une écriture, vous pouvez sélectionner le payeur du loyer.
Choix du payeur :
§
Le locataire : son nom est renseigné.
§
Le colocataire : son nom est renseigné également.
§
Un donneur d’ordre : une tierce personne comme un
cautionnaire, vous devez alors saisir son nom et prénom.
La recette est un revenu lié à un lieu ou un local. Vous
pouvez insérer les revenus qui ne sont pas des loyers (exemple : un
crédit).
Vous devez donc commencer par sélectionner le bien en
question en choisissant une commune dans le Filtre par ville, puis le Lieu
et le Bien.
Si la recette est liée à un bail, vous pouvez également
sélectionner une période dans la liste Bail. La zone Réglé par
sera automatiquement renseignée avec le nom du locataire.
Ensuite, vous devrez renseigner la Date de cette
recette, son Type, le Montant à percevoir, le Montant perçu
et le Statut du paiement.
Remarque : Le Montant à percevoir est le
montant de la recette qui doit vous être réglé. Il peut être en attente de
paiement.
Le Montant perçu est la somme qui a été réglée, il peut être la totalité
ou une fraction du Montant à percevoir.
Enfin, vous pouvez ajouter une note concernant votre
recette.
La gestion d’une dépense est similaire à une recette, elle
est liée à un lieu ou un local.
Pour commencer, sélectionnez le bien correspondant en
choisissant une commune dans le Filtre par ville, puis le Lieu et
ensuite le Bien.
Si la dépense est liée à un bail (exemple :
remboursement du trop-perçu des provisions pour charge au locataire), vous
pouvez également sélectionner une période dans la liste Bail.
La zone Payé permet d’ajouter le bénéficiaire de
votre dépense, donc soit le locataire, soit un contact de votre carnet
d’adresses, soit un bénéficiaire à renseigner manuellement.
Ensuite, vous devrez renseigner la Date de cette
dépense, son Type, son Montant et son Statut du paiement.
Si plusieurs fiches
similaires de recettes ou de dépenses doivent être créées, il s'avère utile de
les dupliquer.
Cette opération est possible
:
·
À l’aide d’un clic-droit sur la Liste des finances,
choisir l'option Dupliquer cette écriture.
·
Directement dans la fiche avec un clic sur le bouton Dupliquer
la recette ou Dupliquer la dépense.
Note : Il demeure impossible de dupliquer une
recette ou une dépense récurrente planifiée.
Il est possible d’extraire un état des finances en faisant
un clic-droit sur la Liste des finances.
Quatre choix d’extractions sont possibles :
§
par date
§
par lieu
§
par bien
§
par propriétaire
Vous pouvez ensuite choisir d’extraire ces données sur
l’année en cours, sur l’année précédente ou sur la totalité de l’historique.
Le détail de la TVA s’affiche dans l’extraction. Les taux de
TVA sont décomposés selon les taux en vigueur.
C’est une aide destinée à calculer vos revenus locatifs et à
remplir votre déclaration d’impôt.
Les revenus relevant des locations vides constituent des
revenus fonciers. Les revenus tirés de locations meublées sont à déclarer dans
les bénéfices industriels et commerciaux (BIC).
Actuellement, LocaGest calcule les revenus locatifs
suivants :
§
Fonciers en micro foncier : déclaration n°2042.
§
Fonciers en réel : déclarations n°2042 et 2044.
§
LMNP en Micro-BIC : déclaration n°2042-C.
§
SCI : déclaration n°2072-S.
LocaGest se base sur vos recettes et vos dépenses pour
calculer au plus juste les montants et les renseignements des déclarations des
revenus.
Note : Les résultats fournis par LocaGest ne sont pas contractuels.
Lancer l’aide à la déclaration des revenus :
accédez à l’onglet Finances > dans le Ruban, cliquez sur « Déclaration
d’impôt ». La fenêtre Aide à la déclaration des revenus s’ouvre.
Comment calculer votre imposition :
§
Inscrivez l’Année de l’imposition.
§
Choisissez le régime d’imposition.
§
Sélectionnez la méthode pour comptabiliser les loyers. Avec
l’option Loyers encaissés, les appels de loyers qui n'ont pas été réglés
seront ignorés.
§
Sélectionnez le propriétaire.
§
Cliquez sur le bouton calculer.
Note : Avec l’option Loyers encaissés, si
un loyer est partiellement réglé, LocaGest calculera un prorata entre le loyer
et les charges.
Exemple : Avec un appel de loyer 500€ comprenant
un loyer de 400€ ainsi que 100€ de charges. Le locataire règle partiellement
cet appel à la hauteur de 300€. LocaGest ventilera 80% de ce montant pour
calculer le loyer effectivement payé, soit 240€.
Obtenir plus d’information sur un montant :
Une colonne liste les montants qui sont pris en compte dans
le calcul de l'aide à la déclaration des revenus. Un simple survol permet
d'afficher le détail dans la colonne placée à droite de la fenêtre
Voir la section Créer une
recette ou une dépense récurrente.
Avec LocaGest, vous gérez vos relevés de compteurs d’eaux,
d’énergies et de téléphones.
Vous pouvez accéder à la gestion de vos compteurs à partir
de l’onglet Relèves.
On distingue deux types de compteurs :
§
Le compteur collectif : en général commun à un
immeuble ou une copropriété ; il permet de relever la consommation totale
des habitations.
§
Le compteur individuel : c’est un compteur
divisionnaire, donc propre à chaque logement. Il permet d’obtenir le relevé de
la consommation réelle de chaque occupant.
L’ajout d’un compteur général se réalise dans la Fiche du
lieu dans la partie de l’onglet Compteurs.
Pour ajouter un compteur, cliquez sur le bouton « »
sur la droite du tableau.
Lorsque vous choisissez le Type de compteur collectif,
vous pouvez également noter la Référence du compteur.
La date de début : date à partir de laquelle les
relevés de compteurs seront générés.
La date de fin : La date de fin n’est pas
obligatoire. Si elle n’est pas renseignée, le relevé sera généré à chaque
fréquence de relève.
Fréquence de relève : indique la fréquence de
relève du compteur. Vos relevés seront générés automatiquement à chaque
échéance.
En spécifiant une fréquence de relève manuelle, vous devrez
ajouter manuellement des relèves à partir de la Liste des relèves.
Unité par défaut : C’est l’unité de relève du
compteur. Par exemple pour un compteur d’eau, vous pouvez le relever par litre
(rare) ou par mètre cube (le plus souvent).
Note : Certains compteurs peuvent avoir deux
index comme le compteur d’électricité comptabilisant la consommation en heure
pleine et en heure creuse.
Les manipulations sont similaires à l’ajout d’un compteur
collectif.
L’ajout d’un compteur divisionnaire se réalise dans la Fiche
du bien dans la partie de l’onglet Compteurs.
Pour ajouter un compteur, cliquez sur le bouton « »
sur la droite du tableau.
Lorsque vous choisissez le Type de compteur individuel,
vous pouvez également noter la Référence du compteur.
La date de début : date à partir de laquelle les
relevés de compteurs seront générés.
La date de fin : La date de fin n’est pas
obligatoire. Si elle n’est pas renseignée, le relevé sera généré à chaque
fréquence de relève.
Fréquence de relève : indique la fréquence de
relève du compteur. Vos relevés seront générés automatiquement à chaque
échéance.
En spécifiant une fréquence de relève manuelle, vous devrez
ajouter manuellement des relèves à partir de la Liste des relèves.
Unité par défaut : C’est l’unité de relève du
compteur. Par exemple pour un compteur d’eau, vous pouvez le relever par litre
(rare) ou par mètre cube (le plus souvent).
Note : Certains compteurs peuvent avoir deux
index comme le compteur d’électricité comptabilisant la consommation en heure
pleine et en heure creuse.
Cette liste affiche l’ensemble des relevés de compteurs.
Elle est ordonnée de la relève la plus récente à la plus ancienne.
La liste est automatiquement mise à jour lors du traitement
mensuel de LocaGest. Les Fiches de relèves sont créées selon la Fréquence
de la relève de chaque compteur.
Pour un compteur avec une fréquence de relèves manuelle,
vous devez ajouter une fiche de relève en cliquant sur le bouton
« Ajouter ».
En double-cliquant sur une ligne du tableau, vous afficherez
le détail du relevé.
Dans la Fiche de la relève, vous devez saisir la Date
de la relève ainsi que le relevé d’index du compteur.
Note : LocaGest affiche un deuxième champ de
relève pour les compteurs avec deux index.
Chapitre 9 : La révision des loyers
Le principe de la
révision du loyer
Si cela est spécifié dans le bail, le loyer d’un local peut
être révisé. C’est pourquoi LocaGest intègre par défaut la révision du loyer
dans tous les baux qu’il génère.
Pour un local à usage d’habitation, la révision du loyer est
obligatoirement annuelle. Elle se fait à la date d’anniversaire du contrat.
La révision du bail peut être prescrite jusqu’à 5 ans en
arrière (voir
le Code civil - Article 2277).
La révision du bail est calculée en fonction d’un indice de
référence. Il existe plusieurs indices en fonction du type de bail.
Types d’indices de référence des loyers :
§
ICC - Indice des coûts de construction : concerne
tous les baux commerciaux (dont les locations de parkings et de garages).
§
ILAT - Indice des loyers des activités tertiaires :
concerne les baux commerciaux, artisanaux et de professions libérales exercés
dans des bureaux ou entrepôts.
§
ILC - Indice des loyers commerciaux : concerne les
baux commerciaux autres que les activités industrielles ou exercées dans des
bureaux et des entrepôts.
§
IRL - Indice de référence des loyers : concerne
les baux de locaux à usage d’habitation.
§
MAICC – Moyenne associée de l’ICC : concerne tous les
baux commerciaux.
Remarque : Les indices de révisions sont
automatiquement mis à jour par l’intermédiaire de WebImmo Update.
Note : Bien qu’il soit conseillé de laisser la
mention de révision du loyer dans son bail, LocaGest offre au bailleur la
liberté de ne pas l’intégrer.
A savoir qu’il n’est pas obligatoire de réviser un loyer, même si vous en
faites mention dans un bail. Par conséquent, si vous ne désirez pas réviser un
loyer pour une raison personnelle, nous vous recommandons toutefois de laisser
cette clause dans votre bail (c’est le cas de 99% des baux).
Dans la Fiche du bail, la révision du loyer est activée par
défaut. C’est donc LocaGest qui s’occupe de paramétrer la Périodicité,
la Date de révision initiale, le Type de révision et l’Indice
de départ.
Gérer automatiquement la révision du loyer d’un bail :
Etape 1 : accédez à l’onglet Baux >
sélectionnez un bail dans la Liste des baux > ensuite à partir du
Ruban, cliquez sur « Editer le bail ».
Etape 2 : dans la Fiche du bail, sélectionnez
l’onglet Révision du loyer > puis cochez « Laisser LocaGest paramétrer
la révision ».
En décochant cette case, vous avez accès aux champs
permettant de paramétrer manuellement la révision du loyer, voire d’interdire
la révision d’un loyer.
LocaGest vous assiste presque totalement dans la révision du
loyer. La seule action qui nécessite votre intervention est la sélection du
bail à réviser.
LocaGest vous suggère les baux à réviser en précisant le
loyer actuel et son montant une fois la révision effectuée. Il vous informe
aussi de la date de prise en compte de cette révision.
Afficher la liste des loyers révisables :
accédez à l’onglet Baux > ensuite à partir du Ruban, cliquez sur
« Révisions des loyers ».
Les loyers éligibles sont indiqués dans la colonne Observations
de la Liste des loyers révisables. Si la liste est longue, vous pouvez
filtrer seulement les Loyers révisables.
Lorsqu’un loyer peut être révisé, le bouton « Réviser
ce loyer » se dégrise. Le bail sera alors révisé en fonction de l'indice
de révision attaché au bail. Un document de régularisation du loyer est généré
pour aviser le locataire.
Vous pouvez le réimprimer à tout moment à partir du Ruban en
cliquant sur le bouton « La révision du loyer ».
LocaGest vous permet de mettre à jour manuellement le montant
de votre loyer et de vos charges. Attention, vous devez être vigilant sur le
montant du loyer à réviser en respectant le type et l’indice de révision
stipulé dans le bail.
Toutefois, cette fonction est particulièrement utile si vous
ajoutez un bail dans LocaGest qui possède déjà un historique de loyer et de
charges. Vous pourrez dans ce cas insérer ces éléments.
Modifier manuellement le loyer ou les charges d’un
bail : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail >
puis à partir du Ruban, cliquez sur « Révisions manuelles ».
Au moins une ligne de loyer comprenant une date de début est
nécessaire pour enregistrer les modifications.
LocaGest intègre plusieurs types d’éditions autocomplétées.
Impression du bail
LocaGest génère automatiquement les baux à usage
d’habitation ainsi que les contrats pour emplacement de parking ou de garage.
Ces éditions sont conformes à la réglementation et toutes
les informations sont insérées dans le document. Il suffit simplement de le
dater et à le signer.
Imprimer un bail : accédez à l’onglet Baux
> sélectionnez une ligne dans la Liste des baux > puis cliquez sur
le bouton « Imprimer Bail ».
L’état des lieux sert à évaluer l’état d’un local. Il est
réalisé à 2 moments différents avec le bailleur et le locataire.
Une première fois avant l’entrée dans les lieux, lors de la
remise des clefs au locataire.
Une seconde fois au moment du départ, lors de la restitution des clefs.
LocaGest génère une édition de l’état des lieux en fonction
des informations fournies dans la Fiche du bien. Si présente, les photos
des pièces sont également imprimées. Voir le chapitre suivant pour lister les pièces et les meubles d’un local.
Impression de l’état des lieux : accédez à
l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux
> puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et choisissez
« Etat des lieux ».
L’état des lieux est à remplir en 2 exemplaires, l’un à
fournir au locataire et l’autre à garder par le bailleur.
En fin de location, si une réparation est nécessaire, l’état
des lieux servira à déterminer à qui incombe la remise en état. En cas de
litige, il fait office de preuve à la commission départementale de conciliation
ou au tribunal d’instance.
Remarque : l’état des lieux est à faire
obligatoirement par écrit. S’il n’est pas dressé en début de location, il est
considéré que le logement est remis en bon état au locataire.
C’est un acte qui engage le cautionnaire à garantir les
sommes découlant du contrat de location en cas de défaillance de paiement du
locataire (voir
le Code civil - Article 2011).
La loi du 6 juillet 1989, dans son article 22-1 régit les
règles relatives au cautionnement. Le cautionnement simple signifie que la
caution a droit au bénéfice de division (le bailleur doit poursuivre en premier
lieu le locataire avant d'engager la caution) et de discussion (la caution ne
doit payer que si le locataire est totalement insolvable).
Afin de protéger la caution, la loi a prévu que l’acte de
cautionnement respecte des règles strictes. Le cautionnaire doit faire précéder
sa signature de la reproduction manuscrite de l'étendue de son engagement,
ainsi que la reproduction manuscrite de l'article 22-1 alinéa 2.
LocaGest intègre cet article de loi lors de l’édition de
l’engagement de caution simple. Le cautionnaire devra alors recopier
l’intégralité de ce texte dans la première page.
Ajouter un cautionnaire à un bail :
Etape 1 : Vous devez créer une fiche de
cautionnaire comme vous créez un locataire. A partir de la Synthèse,
cliquez sur « Créer un locataire » > puis cliquez sur
« Ajouter ». Dans la liste déroulante choisissez la valeur
« Cautionnaire », la suite des informations est identique à celle de
la section Création du locataire.
Etape 2 : accédez à l’onglet Baux >
sélectionnez un bail dans la Liste des baux > puis cliquez sur le
bouton « Editer le bail ».
Etape 3 : dans la Fiche du bail, sélectionnez
l’onglet Cautionnaire, garantie et facturation > puis ajouter le
Cautionnaire 1 ou 2 à l’aide du bouton «».
Imprimer l’engagement de caution simple :
accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des
baux > puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et
choisissez « Engagement de caution ».
Remarque : Il faut être particulièrement
rigoureux lors de la signature et l'établissement de l'engagement de caution.
Une simple omission peut conduire à la nullité de l'acte. Il est nécessaire
d'établir un document qui sera signé par la caution et le bailleur dont chacun
garde un exemplaire. Un exemplaire du bail doit être annexé à cet engagement.
C’est un acte qui engage le cautionnaire à payer le loyer à
la place du locataire en cas de défaillance de paiement, et ce dès le premier
impayé. Aussi, elle présente une sérieuse garantie pour les locataires aux
revenus faibles.
Seul le signataire de l’acte est engagé. Le bailleur doit
remettre un exemplaire de l’acte au cautionnaire.
Lors de l’édition du document, le texte à recopier à la main
est indiqué dans un paragraphe en italique.
Imprimer l’acte de caution solidaire : accédez à
l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux
> puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et choisissez
« Acte de caution solidaire ».
Remarque : Si le bailleur possède déjà une
assurance contre les loyers impayés (GRL par exemple) il ne peut pas demander
une caution (sauf si le locataire est un apprenti ou un étudiant).
Ce document est une demande de justificatif d’assurance
habitation. Le locataire doit normalement fournir chaque année un imprimé certifiant
que le logement est bien assuré.
LocaGest vous informe automatiquement lorsqu’il faut
relancer votre locataire à ce sujet. Une alerte s’affiche dans la Synthèse
dans la colonne Mes Courriers.
Cette édition n’est possible que si la dernière date de l’attestation
d’assurance est renseignée.
Renseigner la date de la dernière attestation
d’assurance : dans la Fiche du bail, sélectionnez l’onglet Documents
> puis renseignez la date dans le champ Attestation d’assurance.
Imprimer la demande de justificatif d’assurance :
accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des
baux > puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et
choisissez « Attestation d’assurance ».
Remarque : La Loi n°82-526 du 22 juin 1982 dite
QUILLIOT impose au locataire à souscrire à une assurance habitation.
Si besoin, ce document est une demande de justificatif de
l’entretien de la chaudière ou du conduit de la chaudière. Il doit normalement
être fourni chaque année par l’occupant du logement afin de certifier que
l’intervention a eu lieu.
LocaGest vous informe automatiquement lorsqu’il faut
relancer votre locataire à ce sujet. Une alerte s’affiche dans la Synthèse
dans la colonne Mes Courriers.
Cette édition n’est possible que si la dernière date de
l’entretien de la chaudière est renseignée.
Renseigner la date du dernier entretien de la
chaudière : dans la Fiche du bail, sélectionnez l’onglet Documents
> puis renseignez la date dans le champ Entretien de la chaudière.
Imprimer la demande de rappel de l’entretien de la
chaudière : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail
dans la Liste des baux > puis cliquez sur le bouton « Autres
documents » et choisissez « Entretien de la chaudière ».
Si le local possède un conduit de cheminée, le locataire
doit prévoir et prendre en charge son ramonage. Dans le cas d’un immeuble
collectif, le locataire est tenu de faire ramoner le conduit individuel dont il
a la jouissance.
Le ramonage du conduit de cheminée doit être effectué une à
deux fois par an selon le type de combustible.
Si le combustible de la cheminée est de type solide (bois,
granulés…), la révision est bisannuelle. Elle est généralement réalisée au
début de l’automne avant la première utilisation du chauffage et une fois au
début du printemps.
Pour les combustibles de type fioul ou de type gaz la révision est annuelle, en
principe avant l’activation du chauffage en automne.
LocaGest vous informe automatiquement lorsqu’il faut
relancer votre locataire à ce sujet. Une alerte s’affiche dans la Synthèse
dans la colonne Mes Courriers.
Cette édition n’est possible que si la dernière date de
l’attestation de ramonage est renseignée.
Renseigner la date de l’attestation de ramonage : dans
la Fiche du bail, sélectionnez l’onglet Documents > puis renseignez
la date dans le champ Attestation de ramonage.
Il faut également renseigner le type de combustible. Selon son type LocaGest
vous alertera une à deux fois par an du rappel de l’attestation de ramonage.
Imprimer la demande de rappel du ramonage : accédez à
l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux
> puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et choisissez
« Attestation de ramonage ».
Le montant et le délai de restitution du dépôt de garantie
doivent être renseignés dans la Fiche du bail, sinon ils seront demandés dans
la suite de l’opération.
Imprimer l’attestation de remise du dépôt de garantie :
accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des
baux > puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et
choisissez « Dépôt de garantie ».
La fenêtre Remise du dépôt de garantie s’affiche pour
compléter ou modifier le montant et le délai de restitution du dépôt de
garantie.
Une fois que le document est imprimé, vous pouvez à tout
moment retrouver les informations qui ont été saisies dans la Fiche du bail,
onglet Garantie, section Dépôt de garantie (en début de bail).
Au préalable, la date de sortie du bail doit être complétée
dans la Fiche du bail.
LocaGest gère les cas de figure suivants :
§
Restitution du dépôt de garantie sans dégradation
§
Restitution du dépôt de garantie avec dégradations
§
Provision sur charges avant l'arrêté des comptes définitifs.
Imprimer la restitution du dépôt de garantie :
accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des
baux > puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et
choisissez « Restitution du dépôt de garantie ».
Une fenêtre s’affiche permettant de renseigner des éléments
qui seront insérés dans le document.
A noter que le montant de la provision sur charges ne peut pas dépasser 20% du
montant du dépôt de garantie.
Si l'état des lieux a fait ressortir des dégradations, le montant des travaux
et la description des dégradations sont à ajouter.
Une fois que le document est imprimé, vous pouvez à tout
moment retrouver les informations qui ont été saisies dans la Fiche du bail,
onglet Garantie, section Dépôt de garantie (en fin de bail).
Le congé de bail est réglementé pour un local à usage
d’habitation. Le bailleur doit invoquer un motif de reprise.
Il existe trois cas de reprise :
§
Reprise pour habiter : le propriétaire (ou un de ses
proches) désire habiter le logement à titre de résidence principale.
§
Reprise pour vendre : le propriétaire veut vendre son
logement.
§
Reprise pour un motif légitime et sérieux invoqué par le
propriétaire.
La loi ne donne pas de définition pour un motif légitime
et sérieux. Le plus souvent, les retards répétés du paiement du loyer ou le
non-respect des voisins et des règles de copropriétés constituent des motifs
légitimes.
Le courrier doit être envoyé en lettre recommandée avec avis
de réception au moins 6 mois avant la fin du bail.
Remarque : dans le cas d’une reprise pour
vendre, une offre de vente doit être formulée au locataire. Il a un délai de 2
mois pour accepter ou refuser l’offre. L’absence de réponse de sa part équivaut
à un refus.
Imprimer le courrier de congé de bail : accédez à
l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux
> puis cliquez sur le bouton « Congé de bail » et choisissez le motif
de reprise du logement.
Complétez ensuite les informations demandées puis validez pour lancer l’édition
du document.
Si vous en avez besoin, vous pouvez imprimer les
informations d'un de vos locataires.
A partir de l'onglet Locataires / cautionnaires, un
bouton Fiche du locataire permet d’imprimer cette fiche.
La fiche du bien
Dans l'onglet Biens, le bouton Imprimer la Fiche
du bien permet de générer un état du local, avec ses trois premières
photos, le loyer désiré, les informations de contact du bailleur et les Chapitre 16 : Créer un DPE ou un DPN.
Dans l’onglet Baux, en faisant en faisant un clic-droit
sur les boutons d'impression des éditions, l'option Modifier le document
permet de rapidement personnaliser son contenu.
Vous afficherez directement la fenêtre de Personnalisation
des documents.
Chapitre 11 : Lister les pièces et les meubles d’un
local
LocaGest offre des fonctionnalités permettant de lister les
pièces et meubles de vos locaux dans la Fiche du bien.
Cela peut être particulièrement utile pour vous, puisque
vous pourrez éditer par la suite un état des lieux reprenant tous les éléments
que vous aurez insérés.
A partir de la Fiche du bien, accédez à l’onglet
Liste des pièces.
Dans cet onglet, vous avez un tableau listant les pièces du
local, voici la description de ses colonnes :
§
Nom de la pièce : comme son nom l’indique c’est le
nom de la pièce
§
N° : si une pièce est listée plusieurs fois, vous
pouvez les numéroter.
§
Surface en m² : vous pouvez préciser la surface de la
pièce.
§
Dépendance : cocher la case si cette pièce est une
dépendance.
§
Partie commune : cocher cette case si la pièce est
une partie commune.
§
Photo. : permet d’ajouter une photographie de la
pièce en faisant un clic-droit sur la colonne puis Ajouter une photo.
Remarque : en précisant la surface des pièces
LocaGest calcule pour vous sa surface Carrez et sa surface habitable.
Remarque bis : vous pouvez modifier l’ordre des
pièces en modifiant leurs positions. Ainsi l’état des lieux s’affichera en
respectant cet ordre.
Ajouter une pièce : cliquez sur le bouton
« 
» à droite du
tableau. Une Liste des pièces s’affiche, sélectionnez la pièce à ajouter
et cliquez sur « Sélection ».
En maintenant de la touche CTRL enfoncée, vous pouvez
réaliser une sélection multiple, le bandeau de sélection s'affiche sur les
lignes sélectionnées.
Si un nom de pièce n’est pas présent dans la liste,
il est possible d’ajouter un élément en cliquant sur le bouton « 
».
Pour gagner du temps, vous pouvez charger un modèle de
local, voir le paragraphe suivant.
Charger un modèle : Par cet intermédiaire, vous
ajouterez un ensemble de pièces que vous pourrez modifier par la suite.
Cliquez sur le bouton « Charger un modèle ». Une fenêtre s’ouvre. A
gauche se trouve la Liste des modèles. A droite vous avez la Liste
des pièces appartenant au modèle.
Vous pouvez également ajouter ou personnaliser un modèle.
La Liste des meubles est particulièrement utile pour
l’édition de l’état des lieux.
Vous pouvez réaliser l’inventaire d’un local vide en listant les éléments d’une
cuisine ou d’une salle de bain ou effectuer l’inventaire complet des meubles
pour un logement loué en meublé.
A partir de la Fiche du bien, accédez à Meubles.
Ajouter un meuble : double-cliquez sur une ligne
dans la colonne Pièces du tableau. Vous sélectionnez la pièce concernée, puis
vous choisissez le type de meuble. Enfin dans la colonne Note, vous
pouvez ajouter des détails sur le meuble.
Remarque : seules les pièces présentes dans la Liste
des pièces sont sélectionnables dans la liste déroulante.
Ajouter un meuble qui n’est pas présent dans la
liste : A droite de la Liste des meubles, le bouton 
permet d’ajouter de
nouveaux meubles.
Il est aussi possible d’ajouter manuellement des meubles
dans la liste à partir de la Personnalisation
des listes.
Paramétrer l'huisserie, mur, sol et plafond
Lorsqu'un état des lieux est imprimé, par défaut, chaque
pièce contient obligatoirement une liste contenant l'huisserie, le mur, le sol
et le plafond.
Parfois, selon les caractéristiques de la pièce, cette liste
doit être personnalisée. Par exemple un balcon possède rarement un plafond.
Dans la Liste des meubles, vous ajoutez directement
l'huisserie, mur, sol et plafond avec un clic-droit sur la pièce. Libre à vous
de supprimer une ligne pour ne pas l'afficher dans l'état des lieux.
Note : Cependant si aucune de ces 4 lignes n'est
affichée, LocaGest les insère automatiquement dans l'état des lieux.
LocaGest permet de gérer les allocations de logement versées
par la CAF sur le compte du bailleur.
Remarque : LocaGest autorise également la
gestion des allocations logements pour le colocataire.
Pour renseigner le montant et la période de l’allocation
logement, il faut accéder à la fiche du locataire
Note : Pour les baux d’habitations conventionnés
les allocations de type APL sont versées directement aux bailleurs. Pour les
autres allocations ALF/ALS, le bailleur doit faire directement la demande de
paiement en tiers payant aux allocations familiales.
LocaGest permet de gérer les associés des SCI.
Cette gestion s’effectue dans la fiche du propriétaire. Un
onglet Associés est disponible à cet effet.
Vous pouvez ajouter, éditer ou supprimer des associés dans
la Liste des associés.
Par défaut, ce sont les associés actuels qui sont affichés
avec la répartition des parts sociales de chacun.
Vous pouvez afficher les associés précédents en cochant la
case « Afficher également les anciens associés ».
Pour ajouter un associé, il faut cliquer sur le bouton
d’ajout à droite de la Liste des associés.
La fiche de l’associé s’ouvre et permet de renseigner le nom
du l’associé, sa date d’entrée dans la société et éventuellement sa date de
sortie s’il a vendu ses toutes ses parts.
Le tableau Résumé des parts sociales liste
l’historique des parts sociales de l’associé. A chaque changement, il faut
spécifier la date du changement et le nombre de parts que possède l’associé
dans la SCI.
Pour éditer un associé, il suffit de double-cliquer sur son
nom à partir de la Liste des associés.
Note : Toutes ces informations sont reprises lors du
calcul de la déclaration n°2072 de la SCI. LocaGest remplit pour vous ce
document, en précisant la part des bénéfices sociaux imposables au nom de
chaque associé.
LocaGest propose de gérer les comptes multipropriétaires.
Cela est particulièrement intéressant pour les sociétés désirant gérant les
biens de plusieurs propriétaires. Vous pouvez, au choix, établir un bail,
éditer les quittances... au nom de votre société ou au nom du
propriétaire/bailleur.
Note : si vous êtes un particulier et que vous
désirez établir des documents aux noms de plusieurs propriétaires (par exemple
votre compagne/compagnon) cette fonctionnalité vous sera également utile.
Activer la gestion multipropriétaire : accédez à
l’onglet Options et contrôles > Options > Information du gérant
> et choisissez le Type de gérant « … un gérant d’une
société de gestion multi-propriétaires ».
Etablir les documents au nom du propriétaire : accédez
à la Fiche du propriétaire, Onglet Gérance, cochez la case
« Le propriétaire est aussi le bailleur ».
Concernant ses biens, son adresse sera utilisée par défaut
dans les documents. Si les numéros de SIRET, de TVA intracommunautaire, le logo
et l’en-tête sont renseignés, ils seront également visibles dans les éditions
qui les sollicitent.
Note 2 : si la banque du propriétaire est
renseignée, ses coordonnées seront affichées dans les avis d’échéances à payer
par virement bancaire.
Ce chapitre ne concerne que les bailleurs qui ont une
activité en France. Les premiers textes de la loi ALUR (Accès au Logement et un
Urbanisme Rénové) ont été adoptés le 24 mars 2014 et ont été depuis mis à jour
chaque année.
Voici un lien de la version de la loi en vigueur :
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=18B03DAD4D1A0D1EE052DBC879E5AF85.tpdjo05v_1?cidTexte=JORFTEXT000028772256&dateTexte=29990101
LocaGest intègre les dispositions de la loi qui concernent
la location de logements.
En effet, la fiche du bail contient un onglet ALUR.
Lorsqu’un logement est situé dans une zone tendue définie
par la loi ALUR, LocaGest vous informera automatique en-dessous de l’adresse du
bien que cette commune est située en zone tendue ALUR.
Un nouvel onglet ALUR sera aussi affiché en bas de la
fiche. Ainsi, vous pouvez renseigner les diverses informations requises à la
conclusion du bail.
Trois champs sont à compléter en fonction de la zone du
logement dans la section des Derniers loyers de référence fixés par la
préfecture :
§
M² du loyer médian : montant dépendant de la zone du
logement.
§
M² du loyer majoré : montant dépendant de la zone du
logement.
L'évolution maximum du loyer à la relocation est soumise par décret
annuellement : dépendant de la zone du logement.
Pour retrouver facilement ces montants, le site http://www.encadrementdesloyers.gouv.fr/ les
référence.
Note : A titre d'information, LocaGest indique
le loyer maximum autorisé par rapport à la surface du logement et le montant du
mètre carré majoré.
Pour la section Complément de loyer :
§
Montant du complément : si un complément de loyer est
prévu, indiqué le montant.
§
Description des caractéristiques du logement...
: caractéristiques du logement justifiant le complément de loyer.
Enfin, la partie Informations de la précédente location
est à compléter si le précédent locataire a quitté le logement moins de
dix-huit mois avant la signature du nouveau bail :
§
Date du dernier loyer : date du dernier versement de
loyers réglé par le
précédent locataire.
§
Montant du dernier loyer : montant du dernier loyer
acquitté par le
précédent locataire.
§
Date de la dernière révision : date de la dernière
révision du loyer du précédent locataire.
Chapitre
16 : Créer un DPE ou un DPN
LocaGest, permet de créer des étiquettes de diagnostic de
performance énergétique (DPE) ou de diagnostic de performance numérique (DPN).
1 : Le DPE étant obligatoire pour chaque nouveau
bail, l'étiquette énergétique est un bon moyen de communication pour vos
annonces immobilières.
2 : Le DPN n'est tenu par aucune obligation.
Vous pouvez créer cette étiquette pour agrémenter vos annonces car de plus en
plus de locataires sont sensibles à la vitesse de la connexion internet de
leurs logements.
Si vos biens bénéficient d'une bonne connexion ADSL, du très
haut débit par câble ou par fibre optique, autant le mettre en valeur. C'est un
atout qui peut faire la différence entre deux locations similaires et réduire
le délai de vacance.
Pour la vitesse de la connexion internet d’un logement, la
valeur est exprimée en Mbit/s.
Une fois les valeurs d’énergie primaire exprimé en kWh
et les émissions de gaz à effet de serre exprimé en kg, il est possible
de générer une étiquette en cliquant sur le bouton Créer une étiquette de
diagnostic DPE.
Si nécessaire, dans la fenêtre, vous pouvez modifier les valeurs,
choisir la taille de l’image puis au moment de l’enregistrement sélectionner
les formats de fichiers JPEG ou PNG.
Une fois la valeur de la vitesse renseignée, vous pouvez
générer une étiquette de performance numérique de la ligne internet en cliquant
sur Créer une étiquette de diagnostic DPN.
Si nécessaire, dans la fenêtre, vous pouvez modifier la
vitesse, choisir la taille de l’image puis au moment de l’enregistrement
sélectionner les formats de fichiers JPEG ou PNG.
Remarque : A titre d’information, une valeur
comprise entre :
§
0 à 5 Mbit/s = connexion lente
§
5 à 10 Mbit/s = connexion ADSL normale
§
10 à 30 Mbit/s = connexion ADSL rapide
§
30 à 100 Mbit/s = connexion par câble coaxial
§
Supérieur à 100 Mbit/s = connexion en fibre optique
Note : vous pouvez imprimer un état de la fiche
du bien avec le DPE et le DPN, voir la section La fiche
du bien.
Pour créer un emprunt sur la Fiche du lieu ou du bien,
cliquez sur le bouton Ajouter un crédit.
Cette fiche regroupe toutes les informations de votre prêt
bancaire.
Vous devez insérer la date d'effet de l'emprunt, son
montant, sa durée, le type de taux et le taux du crédit initial.
Si vous souscrivez une assurance, vous pouvez saisir
également son montant initial.
Enfin, il reste à compléter le nom de l’établissement
bancaire, la périodicité de remboursement et le statut de paiement par défaut.
Note : Vous pourrez par la suite modifier le taux du
crédit ou le montant de l'assurance en éditant le tableau d'amortissement.
Remarque : Lorsque vous remplissez des informations dans la
fiche du crédit immobilier, le tableau d'amortissement est régénéré à chaque
modification. Vous pouvez modifier un montant ou un pourcentage du tableau en
cliquant sur l'icône d'édition située juste à sa droite.
Dans le tableau d'amortissement il est possible de modifier
le montant de l'assurance ou le taux du crédit immobilier (pratique pour les
taux variables par exemple).
Une modification se répercute automatiquement sur les
échéances suivantes.
Remarque 2 : vous pouvez ajouter plusieurs emprunts
immobiliers sur un même bien ou lieu.
À tout moment, vous pouvez afficher ou modifier une fiche de
crédit en cliquant sur Editer un crédit et puis en la sélectionnant.
Personnalisation
des listes
Si des éléments sont manquants dans certaines listes, vous
pouvez les ajouter manuellement.
Personnaliser une liste : accédez à l’onglet
Options et contrôles > Personnaliser une liste > puis sélectionnez dans
la liste déroulante la liste à personnaliser.
Vous pouvez ajouter des éléments dans une liste. Voici les
éléments qui sont personnalisables :
§
Liste des équipements
§
Liste des meubles
§
Liste des pièces
§
Liste des services
§
Liste des types d'adresses
§
Liste des types de documents
§
Liste des villes
§
Liste des pays
§
Liste des devises
§
Liste des types de taxes
§
Liste des taux de TVA
§
Liste des lignes de l'avis d'échéance/quittance
Les éléments personnalisés peuvent également être modifiés
ou supprimés.
Remarque : Vous ne pouvez pas modifier ou
supprimer des éléments préexistants dans LocaGest.
La fenêtre Personnalisation des listes offre aussi la
possibilité de modifier les libellés qui sont insérés dans les tableaux de
l'avis d'échéance et de la quittance.
Personnaliser une liste : accédez à l’onglet
Options et contrôles > Personnaliser une liste > puis sélectionnez dans
la liste déroulante Liste des lignes de l'avis d'échéance/quittance.
Note : Le bouton Réinitialiser permet de
réinitialiser toute la liste avec les valeurs initiales.
Personnaliser les
documents
Une fenêtre spécialement dédiée permet de modifier
complètement le contenu des éditions prédéfinies.
Accéder à la fenêtre de personnalisation des
documents : accédez à l’onglet Options et contrôles > Personnaliser
les éditions.
Dans la fenêtre Personnalisation des éditions :
La partie en haut à gauche sert à sélectionner le document à
modifier.
La zone de saisie permet de remanier le texte à votre
convenance.
Note : Les mots-clés entre crochets sont des zones
autocomplétées par LocaGest. Ne les effacez que si vous les jugez vraiment
inutiles.
Une fois votre modification enregistrée, vous pouvez
visualiser vos changements en cliquant sur le bouton Aperçu du document.
Si le résultat ne vous convient pas, pas de panique, vous
pouvez à tout moment réinitialiser le contenu du document grâce au bouton Rétablir
le texte d'origine.
Note bis : Il est possible d'insérer une balise plus
rapidement en faisant un clic-droit et en sélectionnant Insérer une balise.
La balise s’insérera à l'emplacement du curseur de la souris.
Pour certains besoins spécifiques, il est utile de créer ses
propres documents. Dans l’onglet Baux, il est possible d’en créer un
entièrement.
A partie de l’onglet Baux > Autres documents, un
bouton « 
»
est présent dans le coin du menu déroulant.
La fenêtre Créer une d’édition personnalisée
s’affiche, voici les paramètres disponibles :
Saisir le nom de l’icône : un bouton sera
affiché dans la liste Autres documents avec ce titre.
Options : cocher les cases pour imprimer le
logo, la signature, etc. dans le document.
Edition du document : la zone de texte permet de
rédiger le contenu du document, le champ déroulant Insérer une balise comporte
des mots-clés pour renseigner le document avec les données du bail.
Une fois le document créé, il peut être modifié en réalisant
un clic-droit sur son icône puis en choisissant Modifier.
Note : Il est possible de créer jusqu’à 12
documents personnalisés.
La section Statistiques est directement accessible à
partir de la Synthèse, un bouton d’accès est placé en haut à droite de
son cadre.
Vous pouvez analyser vos données avec cinq types de
statistiques :
§
Afficher le taux d'occupation de vos locaux
§
Afficher le prix moyen et la rentabilité au m² de vos locaux
§
Synthèse des loyers, charges et TVA
§
Rechercher une synthèse des recettes et des dépenses
§
Rechercher une synthèse du chiffre d’affaires sur un exercice
Dans la capture d'écran ci-dessus, plusieurs éléments sont
paramétrables :
* : Vous pouvez filtrer vos données par propriétaire
(c'est un paramètre optionnel).
1 : Vous sélectionnez le type de statistiques et la période à analyser.
Eventuellement, vous pouvez analyser une statistique sur un lieu précis et les
classer par Lieu, Ville ou Type de Bien.
2 : Ce bouton permet de lancer le calcul.
3 : Le résultat s'affiche dans cette zone. Le premier
onglet vous informe avec une présentation synoptique, un résumé du calcul.
L'onglet suivant contient un tableau listant les informations avec plus de
détails.
En arrivant sur la Synthèse, vous pouvez afficher
plus d'informations en cliquant sur le bouton ci-dessous :
Ainsi, vous afficherez vos revenus et vos dépenses du mois
et de l'année avec plus de détails sur la répartition du loyer, des charges, de
la TVA ou autres.
Rapidement, vous voyez la somme des loyers encaissés, mais aussi la somme des
loyers en attente pour le mois et l'année en cours.
Si besoin, vous pouvez modifier la période à afficher en
utilisant les boutons - 1 mois, + 1 mois, - 1 an et + 1
an.
Un clic sur le bouton en forme de flèche permet de revenir à la synthèse
classique.
Par défaut, LocaGest répartira le loyer, les charges et la TVA au prorata,
selon vos besoins, vous pouvez changer ce mode de calcul dans la Fenêtre des
options pour comptabiliser en premier le loyer.
Si dans votre gestion, vous désirez reprendre un bail en
cours sans ressaisir son historique complet, cette fonctionnalité est idéale.
Le solde du locataire est à renseigner dans la Fiche du
Bail.
Note : si vous gérez plusieurs baux avec un même
locataire, vous pouvez renseigner précisément le solde pour chacun des baux.
Dans la Fiche du bail puis dans l'onglet Historique
loyers, le champ Montant du solde est disponible pour saisir le
solde de ce bail.
La valeur du champ Montant du solde peut être
positive ou négative. Ainsi, un solde créditeur devra être positif.
Ce solde est pris en compte dans :
§
L'édition des Avis d'échéances si l'option Imprimer le
total des impayés / trop perçus est cochée
§
L'édition Historique de paiement des loyers
§
L'onglet Locataires dans la rubrique Plus de détails
Note : la date du solde est purement
informative, elle n'est pas prise en compte dans les calculs.
Si vous avez un grand nombre de locaux, vous serez
éventuellement amené à gérer une liste d’attente de candidats en recherche d’un
local.
Lorsqu’un bien se libère, vous rechercherez dans cette liste un demandeur
correspondant au profil pour lui proposer ce local.
La Fiche du candidat permet d’enregistrer les informations de contact,
la situation professionnelle et financière ainsi que les critères de recherche
du candidat.
Accéder à la gestion des candidats : allez à
l’onglet Locataires / cautionnaires > puis cliquez dans le Ruban sur
« Gérer les candidats ».
Créer un candidat : une fois que vous avez
accédé à la gestion des candidats > cliquez sur « Ajouter ».
Le type, la civilité, le nom et le prénom du candidat sont
obligatoires de même que ses critères de recherches à renseigner dans l’onglet Recherche.
Vous pouvez également attacher un colocataire en
sélectionnant « Oui » dans le champ « Colocataire ? ».
Convertir un candidat en locataire : Pour
transformer un candidat en locataire, sélectionnez-le dans la Liste des
candidats > puis cliquez sur le bouton « Convertir en
locataire ». Confirmez ce choix.
Remarque : Les champs Date et Lieu de naissance
doivent être nécessairement renseignés pour convertir un candidat. Une fois le
candidat converti, il est déplacé dans la Liste des locataires. Cliquez
sur « Retour » pour l’afficher.
Par défaut l’interface de la Fiche du bail, permet
d’ajouter un locataire et un colocataire.
Selon vos besoins, LocaGest permet d’ajouter deux
colocataires supplémentaires. A partir du Ruban, vous pouvez cliquer sur le
bouton « Ajouter un colocataire » pour pouvoir renseigner un autre
colocataire.
Par défaut, lorsque la périodicité d’un bail n’est pas
mensuelle, elle est calculée sur la date de départ du bail.
Exemple : Un bail trimestriel commençant au 1er mars sera
terminé au 31 mai. Le trimestre suivant débutera le 1er juin.
Selon votre gestion ou les règles de certaines régions, vous
pouvez établir une périodicité avec une loi calendaire.
Exemple : Un bail trimestriel commençant au 1er mars sera
terminé au 31 mars, le trimestre suivant commencera alors au 1er
avril.
Dans la Fiche du bail, à partir de l’onglet Détails
du bail, il faut cocher la case « Périodicité calendaire » pour
l’activer.
Vous pouvez d'éditer une extraction de l'historique de
paiement des loyers du locataire pour toutes ses locations.
Accédez à l’onglet Locataires / cautionnaires >
sélectionnez un locataire dans la Liste des locataires > puis faites
un clic-droit. Le menu Extraire l’historique des loyers laisse le choix
sur la durée du document à générer.
Note : dans le total du solde, un montant
créditeur (positif) indique un solde en faveur du locataire ; un montant
débiteur (négatif) indique un solde en faveur du bailleur.
Si le propriétaire possède plusieurs comptes bancaires, il
peut être utile de ventiler les virements sur des comptes différents.
Dans la Fiche du bail > onglet Cautionnaire et
facturation, le champ Virement vers la banque permet de sélectionner
un compte bancaire distinct.
Note : Le talon à découper sera également
actualisé dans l'édition de l'avis d'échéance du bail.
Dans LocaGest, l’adresse du bien est générée à partir de
l’adresse du lieu.
Or, dans certaines situations, comme un immeuble avec
plusieurs entrées, un local peut avoir une adresse différente.
A partir de la Fiche du bien, dans l’onglet Adresse,
vous pouvez y renseigner une autre adresse.
Elle sera reprise dans toute l’application.
Dans la Fiche du bien, en allant dans l’onglet Assureur,
il est possible d’enregistrer les coordonnées de la société d’assurance du
local et son numéro de contrat. La date d’installation du détecteur de fumée
peut aussi être mémorisée.
Si vous avez besoin de garder le nom du précédent
propriétaire dans vos fiches, un paramètre peut être activé dans les Options
> sélectionnez Interface > et cochez « Activer le champ du
précédent propriétaire dans la fiche du lieu et du bien ».
Envoyer les avis d’échéances par email
Vous pouvez envoyer les avis d’échéances et les quittances
par email.
Il faut au préalable que la Fiche du locataire
contienne son Adresse email.
Note : Dans la Fiche du locataire, vous
pouvez rajouter une deuxième adresse email en les séparant par un point-virgule
« ; ».
Envoyer l’avis d’échéance par email : accédez à
l’onglet Quittances > sélectionnez l’élément à envoyer dans la Liste
des quittances > puis cliquez sur le bouton « Envoyer par
email ». Un message avec l’adresse email vous demande de confirmer votre
choix.
Consulter le chapitre des options, section Paramètres de la messagerie électronique.
Personnaliser
le texte de l’email
Pour personnaliser le contenu d'un message, vous devez vous
rendre dans l'onglet Options et contrôles puis Personnaliser les
éditions et sélectionner le document Message électronique : Envoi de
l'avis d'échéance et/ou de la quittance.
Le texte de l'email peut être personnalisé pour :
§
L'envoi d'un avis d'échéance
§
L'envoi d'une quittance
§
L'envoi d'un avis d'échéance et d'une quittance
Vous pouvez imprimer ou envoyer par email uniquement la
quittance ou l’avis d’échéances.
Accédez à l’onglet Quittances > sélectionnez
l’élément à imprimer ou envoyer dans la Liste des quittances > puis
faites un clic-droit. Les menus Imprimer ou Envoyer par email au
locataire laissent le choix sur le type de document à générer.
Vous pouvez envoyer par email uniquement la quittance ou
l’avis d’échéances.
Accédez à l’onglet Quittances > sélectionnez
l’élément à imprimer ou envoyer dans la Liste des quittances > puis
faites un clic-droit. Le menu Envoyer par email au colocataire laisse le
choix sur le type de document à générer.
Dans la fiche de la quittance, si le Mode de paiement
est sélectionné sur Chèque, alors un nouveau champ s’affiche après la
liste déroulante. Vous pouvez renseigner le numéro de chèque correspondant au
paiement.
Si le numéro de chèque est renseigné, il sera également
imprimé dans la quittance ou la facture avec la mention « Payé le :
xx/xx/20xx par chèque n° xxXXxxXX ».
Créer une ligne récurrente dans les quittances
Afin d’éviter de ressaisir à chaque périodicité une écriture
dans l’avis d’échéance ou la quittance, vous pouvez créer une périodicité.
Dans la fiche de la quittance, sur la droite du tableau des
décomptes, un bouton « 
» permet de planifier une écriture.
Lorsqu’une écriture est planifiée, un symbole « 
»
s’affiche pour l’indiquer.
Vous pouvez affecter une dépense ou une recette à un
immeuble.
Dans la fiche de la recette ou de la dépense, il faut
simplement sélectionner un lieu.
Concernant la déclaration des revenus, il faut qu’un
propriétaire soit sélectionné dans la fiche du lieu pour que la recette ou la dépense
soit comptabilisée.
Créer une recette ou une dépense récurrente
Pour éviter de recréer une recette ou une dépense périodique
manuellement, vous pouvez planifier une récurrence.
Dans la Liste des finances, un clic-droit sur une
ligne permet de sélectionner l’option « Créer une récurrence ».
Une fenêtre s’ouvre pour planifier la récurrence. Elle peut
être planifiée tous les 1 à 11 mois ou toutes les 1 à 9 années.
Vous pouvez lister les biens qui sont occupés au 1er janvier
de l'année en cours ou de l'année précédente.
Dans la Liste des biens, un clic-droit permet de
sélectionner l'action Liste des biens occupés.
La fenêtre des options permet de personnaliser certains
paramètres de LocaGest.
Ouvrir la fenêtre des options : depuis le bouton
Menu > accédez à « Options ».
La colonne à gauche de la fenêtre contient les catégories de
paramètres. A droite s’affichent les éléments modifiables de la catégorie
sélectionnée.
Options de démarrage
Fréquence de la vérification des mises à jour :
c’est le délai de vérification périodique de nouvelles mises à jour de
LocaGest.
Ajouter un mot de passe au démarrage : en
cliquant sur le bouton Définir un mot de passe, une fenêtre est ouverte
permettant l'insertion d’un mot de passe. Il doit contenir entre 4 et 20
caractères.
A savoir : le fait de ne pas rentrer un mot de passe
et de confirmer par OK permet d'annuler le mot de passe.
Au lancement, maximiser la fenêtre principale : Lors
du chargement de LocaGest, affiche la fenêtre en plein écran.
Emplacement des fichiers
Chemin des fichiers : enregistre l’emplacement
de vos fichiers et de votre base de données LocaGest.
Options générales
Afficher le pays dans l’adresse : affiche le nom
du pays dans les adresses.
Dates par défauts
Jour limite de paiement : c’est le jour limite
de paiement. Au-delà LocaGest vous alertera lorsqu’un paiement est en retard et
qu’il devient nécessaire de relancer le locataire (par défaut c’est le 10 du
mois).
Attestation et entretien : Renseigner la date
d’expiration plutôt que la date de début :
Impression
Avis d’échéance / Quittance : imprimer les documents
sur des pages séparées : en cochant cette case, les quittances et les
avis d’échéances sont imprimés séparément.
Avis d’échéance / Quittance : afficher la
description des lots : en cochant cette case, les lots seront affichés
dans les quittances et les avis d’échéances qui sont imprimés séparément.
Cette zone est uniquement disponible pour l'impression des avis
d'échéances et des quittances sur des pages distinctes. Sinon le choix de
l'option restera grisé.
Etablir une facture au lieu d’une quittance pour les baux
professionnels : en activant cette case, l’édition d’une quittance sera
remplacée par une facture pour un bail professionnel.
Etablir une facture au lieu d’une quittance pour les baux
non professionnels : en activant cette case, l’édition d’une quittance
sera remplacée par une facture pour un bail non professionnel.
Préférer le terme de "Bailleur" à la place de
"Gérant" : en activant cette case, le terme Gérant
est remplacé par le terme Bailleur dans les éditions.
Etat des lieux : imprimer la liste des compteurs et des
clés du bien : en activant cette case, les listes des compteurs et des
clés du local sont insérées à la fin du document de l’état des lieux.
Impression de l’avis d’échéance
Imprimer le total des impayés / trop perçus sur les avis
d’échéances : le montant total des impayés ou du trop-perçu sera
calculé et affiché sur l’avis d’échéance.
Générer un avis d’échéance pour le premier loyer :
à cocher pour imprimer l’avis d’échéance lors du premier loyer pour le remettre
au locataire au moment de la remise des clés.
Afficher la date d'impression de l'édition de l'avis
d'échéance : à cocher pour imprimer la date d’édition sur le document de
l’avis d’échéance.
Talon à découper : l’imprimer uniquement pour les
paiements par chèque, en espèces… : en cochant cette case, le talon à
découper n’est imprimé que lorsque le type de paiement le nécessite.
Talon à découper : imprimer le RIB si les
coordonnées bancaires sont renseignées : cette case permet d’activer
l’impression du RIB du gérant ou du propriétaire dans le talon à découper de
l’avis d’échéance.
Talon à découper : imprimer l’adresse du gérant dans le
talon, même si le propriétaire est aussi le bailleur : en cochant
cette case, force l’adresse du gérant dans le talon à découper même lorsque le
propriétaire est défini en propriétaire/bailleur.
Historique de paiement des loyers du locataire :
Imprimer l'historique de paiement des loyers après chaque avis
d'échéance : permet d’activer l’impression de l’historique de paiement
des loyers après l’édition de l’avis d’échéance. Il est possible d’imprimer ce
document dans tous les cas ou seulement si le solde du locataire est débiteur.
Paramètres d’impression des adresses : au
choix ; permet d’imprimer le lot, le bâtiment, l’étage, l’escalier et la
porte du local sur l’avis d’échéance.
Courriers
Coût en € du courrier AR : spécifiez ici le
montant en euros d’un courrier en accusé de réception.
Délai avant relance : délai en jours accordé au
locataire avant d’envoyer une relance une fois le jour limite de paiement
dépassé.
Délai avant 2ème relance : délai en
jours accordé au locataire avant d’envoyer une 2ème relance une fois
le jour limite de paiement dépassé.
Rappel des éditions avant le dépassement du
préavis : en délai en jours. Prévient le bailleur d’envoyer certains
documents avant la date limite d’un bail.
Date d’envoi et ville d’expédition du courrier
Cette liste d'options permet de spécifier la ville
d'expédition du courrier. Trois choix sont possibles :
§
La ville d'expédition personnalisée (cette option est
sélectionnée par défaut), avec ce choix, la ville est à renseigner
manuellement.
§
La ville du propriétaire.
§
La ville du bien en location.
Afficher la date d’expédition du courrier : Insère la
date du jour au moment de l’impression.
Marge et couleurs des impressions de la quittance et de l’avis d’échéance
Avec votre imprimante, si le document de l’avis d’échéance
ou de la quittance ne s’imprime pas correctement sur une seule page, vous
pouvez réduire la marge haute d’impression.
Valeur de la marge haute : par défaut cette
valeur est réglée à cinq millimètres. Elle permet d’augmenter ou de réduire la
marge haute lors de l’aperçu et de l’impression.
Il est possible de personnaliser la couleur du texte et du
cadre des documents de la quittance et de l'avis d'échéance. Une couleur
d’impression plus claire permet de réaliser des économies d’encres sur les
impressions papiers.
Couleur du texte : il permet de personnaliser la
couleur du texte.
Couleur du cadre : il permet de personnaliser la
couleur des cadres.
Qualité d’impression
Qualité d’impression des PDF : ce paramètre
permet de définir la qualité d’impression des documents PDF. La qualité
maximale permet d’avoir des images plus précises mais les fichiers PDF seront
plus volumineux.
Logo
Logo : si vous êtes une société, vous pouvez
insérer votre logo dans l’en-tête des éditions. Cliquez sur
« Parcourir » pour ajouter une image. Un aperçu du résultat s’affiche
ensuite.
Position du logo : permet de situer votre logo
dans l’entête des documents d’éditions.
En-tête des documents
L'en-tête s'affichera à la droite du logo :
c’est la zone de texte qui permet de renseigner l’en-tête à imprimer sur les
documents. Il est possible d’insérer jusqu’à quatre lignes. Si un logo est
présent, l’en-tête sera affiché directement à sa droite ou à sa droite au
milieu du document.
Position de l’en-tête : il permet de situer
votre en-tête de document par rapport à votre logo. Par exemple, il est
possible d’afficher le logo à gauche et l’en-tête au milieu.
Activer la date d’expédition du courrier : permet
d'afficher ou de ne pas afficher la date d'expédition du courrier.
Signature des documents
Signature : si vous êtes une société, vous pouvez
insérer votre logo dans l’en-tête des éditions. Cliquez sur
« Parcourir » pour ajouter une image. Un aperçu du résultat s’affiche
ensuite.
Position de la signature : il permet de situer votre
logo dans l’entête des documents d’éditions.
Texte de la signature : si vous êtes une société,
vous pouvez insérer votre logo dans l’en-tête des éditions. Cliquez sur
« Parcourir » pour ajouter une image. Un aperçu du résultat s’affiche
ensuite.
Cette section contient les paramètres des traitements
automatisés.
Général
Mois de début des traitements : A définir, si
vous voulez que la facturation de vos baux commence en cours d’année.
Année de début des traitements : certains
traitements calculent des données à partir de l’année indiquée ici. A définir,
si vous voulez que la facturation de vos baux commence à partir d’une certaine
année.
Jours des traitements mensuels
Jour des quittances et des
factures : c’est à partir de ce jour que les traitements mensuels sont
exécutés (par défaut c’est le 23 de chaque mois). Les avis d’échéances du mois
suivant sont générés par exemple à partir de ce jour.
Calculs automatiques
Calculer le montant de la CAF dans les quittances et les
factures : active ou désactive l’encaissement de la CAF dans l’édition
des quittances ou des factures.
Numéros des quittances et des factures de loyers
Cette option permet de modifier la méthode de génération des
numéros de quittances. Trois choix sont possibles.
§
Par défaut : Q + Numéro interne du locataire + Année + Mois :
exemple « Q10201507 ».
§
Nom du locataire sur 6 caractères + numéro incrémenté
séquentiellement : exemple « NOMLOC0001 ».
§
Numéro incrémenté séquentiellement par bail : exemple
« 0001 ».
Note : En choisissant le deuxième ou le troisième
choix, LocaGest vous propose de mettre à jour l'ensemble des numéros de
quittance existants. En laissant le choix par défaut, le numéro de quittance
sera toujours unique, ce qui ne sera pas obligatoirement le cas avec le
deuxième choix.
Cette section permet de redéfinir si besoin les paramètres
du gérant.
Type du gérant
Choisissez dans cette liste d’options la définition qui vous
correspond le mieux.
Adresse du gérant
Ce champ permet de modifier votre adresse de gestion.
Informations complémentaires du gérant
Numéro de SIRET : Si ce champ est renseigné,
imprime le numéro de SIRET dans les quittances et les factures.
Numéro de TVA intracom. : Si ce champ est
renseigné, imprime le numéro de TVA intracommunautaire dans les quittances et
les factures.
Règlement par défaut
Chèque à l’ordre de : indique à qui établir
l’ordre du chèque dans le talon à découper de l’avis d’échéance.
Banque par défaut : permet de renseigner les
coordonnées bancaires du gérant ou du centre de gestion qui seront affichées
dans le talon à découper de l’avis d’échéance.
C’est ici que sont enregistrés le nom de la base et les
paramètres de la sauvegarde.
Base de données
Nom de la base : Vous pouvez modifier le nom de
la base LocaGest dans ce champ.
Sauvegarde
Sauvegarder les données automatiquement à la fermeture de
LocaGest : en cochant cette case, vos données sont sauvegardées à
chaque fermeture de l’application.
Nombre de sauvegardes à conserver : LocaGest
peut conserver un historique jusqu’à 99 sauvegardes (10 par défaut).
Sauvegarde secondaire sur un autre emplacement
Renseignez le chemin d’un deuxième emplacement de sauvegarde
en parcourant l’arborescence de votre ordinateur ou de votre réseau. Au moment
de la sauvegarde, si l’emplacement secondaire n’est pas disponible (par exemple
pour une clé USB qui n’est pas branchée ou un réseau informatique qui est
indisponible) elle sera simplement ignorée.
La
messagerie électronique
Paramètres de la
messagerie électronique
LocaGest propose 2 méthodes pour envoyer des emails à vos
correspondants. Il peut fonctionner à partir de :
§
Un client de messagerie Outlook 32 bits ou 64 bits, version 2000
à 2016.
§
Un serveur de messagerie sortant (SMTP).
Voici les paramètres personnalisables :
Adresse email : insérez
ici l’adresse électronique qui sera visible par votre correspondant. Elle lui
sera utile s’il souhaite vous répondre.
Je préfère envoyer mes
emails… : vous pouvez choisir d’envoyer vos emails par l’intermédiaire
de votre client de messagerie Outlook ou directement à partir de LocaGest.
Les paramètres SMTP de votre messagerie ou de votre fournisseur d’accès sont
nécessaires pour envoyer des emails directement à partir de LocaGest.
Signature de l’email : insérez dans ce champ
texte une signature qui sera ajoutée en fin de message.
Si vous envoyez les emails directement
à partir de LocaGest (Mode SMTP) il faut paramétrer les points suivants :
Méthode de sécurité du
serveur : Trois choix possibles selon le serveur de messagerie.
·
Le serveur utilise une connexion simple.
·
Le serveur utilise une connexion sécurisée TLS.
·
Le serveur utilise une connexion sécurisée SSL.
Adresse du serveur de
messagerie sortant : c’est l’adresse de serveur SMTP.
Port : c’est le port
du serveur de messagerie SMTP. Par défaut 25 en connexion normale ou 465 / 587
en connexion chiffrée.
Mon serveur sortant requiert
une authentification : si votre serveur SMTP nécessite une
authentification, il faudra cocher cette option puis spécifier le Nom
d’utilisateur et le Mot de passe adéquat.
Note : Vous pouvez
tester vos paramètres en cliquant sur le bouton Tester cette configuration
SMTP.
Titre / objet des emails
En insérant des mots-clés optionnels, vous pouvez paramétrer
dynamiquement les objets des emails.
Les mots clés disponibles sont :
·
%DATE% = Ajoute la date du jour.
·
%NOM% = Ajoute le nom et prénom du locataire.
·
%TERME% = Ajoute le mois et l'année du terme.
Avis d’échéance et de la
quittance : ce champ permet de personnaliser le titre de l'email de
l'avis d'échéance et de la quittance. Si le champ reste vide, la valeur par
défaut sera « AVIS D'ECHEANCE + QUITTANCE ».
Avis d’échéance
uniquement : ce champ permet de personnaliser le titre de l'email de
l'avis d'échéance. Si le champ reste vide, la valeur par défaut sera
« AVIS D'ECHEANCE ».
Quittance uniquement :
ce champ permet de personnaliser le titre de l'email de la quittance. Si le
champ reste vide, la valeur par défaut sera « QUITTANCE ».
Note : il existe encore
des sites web ou des clients de messagerie qui lisent mal les caractères
accentués. Par précaution, il est conseillé de ne pas utiliser les accents dans
le titre des emails.
Format du nom de la pièce jointe
Ce choix permet de paramétrer le format du nom de la pièce
jointe. Deux choix sont possibles.
§
Nom complet : plus long et plus détaillé.
§
Nom simplifié : plus court et plus lisible.
Recevoir une copie des messages envoyés en Cci
Si ce champ est renseigné, tous les emails envoyés à partir
de l’application seront également envoyés à cette adresse électronique en mode
« carbone copie invisible ».
Paramètres de la Liste des Quittances
Verrouiller les lignes lorsqu'elles sont renseignées :
si le montant payé est positif et que la date de paiement est renseignée, la
ligne sélectionnée dans la Liste des Quittances elle est grisée
automatiquement en fin de saisie.
Verrouiller les lignes dont la date limite de paiement
dépasse : si la date limite de paiement d'une quittance dépasse la valeur
définie (de 15 jours à 3 mois), les lignes de la Liste des Quittances
sont automatiquement verrouillées.
Note : dans la Liste des quittances, pour
modifier une saisie, il suffit de faire un clic droit sur la quittance à
modifier, et, dans le menu déroulant, choisir l'option Déverrouiller.
Loyer à terme échu : trier les quittances sur le
mois du terme : en cochant cette case à cocher, dans la Liste des
Quittances, les quittances des loyers à termes échus seront triées sur le
mois du terme.
Paramètres de la Fiche de la Quittance
Activer le tableau du détail des paiements : dans
la fiche de la quittance, active un onglet Détail des paiements
permettant de garder un historique des paiements d'une quittance avec sa date,
son type de paiement, le montant payé et le payeur.
Désactiver la saisie dans la Liste des quittances : cette
option est disponible lorsque le tableau du détail des paiements est activé.
Elle permet de désactiver la saisie dans la Liste des quittances pour
éviter une erreur de frappe.
Paramètres du bail
Baux conclus après le 1er août 2015, imprimer en fin de
document, la notice d’information relative aux droits et obligations des
locataires et des bailleurs : imprime la Notice d’Information Relative aux
Droits et Obligations des Locataires et des Bailleurs à la fin du bail
d’habitation.
Autres paramètres
Activer le champ du précédent propriétaire dans la fiche
du lieu et du bien : ajoute dans ces fiches un champ pour stocker le
nom du précédent propriétaire.
Gérer les notifications
Cette partie permet d’activer ou désactiver les tâches en
attente ou les notifications affichées dans la synthèse.
Ignorer les notifications pour les baux archivés :
les baux classés en archive ne seront pas comptabilisés dans les notifications.
La devise à utiliser dans LocaGest peut être paramétrée.
Cette devise sera utilisée dans tous les champs et les documents de LocaGest.
Selon la devise, le symbole monétaire s'affiche à gauche ou
à droite du montant, la décimale peut être un point ou une virgule et les
devises sans centimes sont gérées.
Le pays à utiliser par défaut peut être également défini. Le
pays chargé par défaut sera présélectionné lors de la création d'une adresse
avec un mise en mémoire de ses codes postaux et de ses villes.
Devises internationales
Devise chargée par défaut : cette liste permet de
définir la devise par défaut.
Adresses internationales
Pays chargé par défaut : cette liste permet de
définir le pays par défaut.
A savoir : pour ajouter une devise ou un pays, il
faut sélectionner l'onglet Options et contrôles puis Personnaliser
les listes. Pour la liste des pays, la limite actuelle est de six pays.
Vous pouvez également sélectionner un modèle d'adresse pour gérer la
disposition des adresses.
TVA
France : Afficher les taux de TVA pour les
DOM : en activant cette option, les taux de TVA qui sont spécifiques
aux départements d’outre-mer sont également dans toutes les listes concernées.
International : Personnaliser les taux de TVA pour
les pays ajoutés manuellement : permet d’activer la personnalisation
de la TVA dans la Personnalisation
des listes.
Note : Pour les utilisateurs gérant des locaux en France, en
Belgique ou au Grand-Duché du Luxembourg, les taux de TVA sont renseignés et
mis à jour automatiquement.
Précision arithmétique sur le prorata des loyers
Permet de gérer l’arrondi dans LocaGest.
Note : Pour les proratas déjà existant, une
régénération des quittances et des avis d'échéances est nécessaire pour
appliquer ce changement.
Répartition du paiement d’un loyer partiel dans les synthèses, impôts etc.
Par défaut, LocaGest répartira équitablement le loyer, les
charges et la TVA au prorata. Selon vos besoins, vous pouvez changer ce mode de
calcul pour comptabiliser en priorité le loyer.
Activer votre
clé logicielle
L’activation nécessite une connexion Internet.
Au premier lancement de LocaGest, une fenêtre
« Enregistrer votre Clé de Licence en ligne » vous invite à taper ou
à coller la clé produit à 25 caractères. Il vous suffit de renseigner votre
adresse email et votre clé produit avant de cliquer sur
« Continuer ».
Remarque : La clé produit vous a été envoyée à votre adresse email.
Vous pouvez également la retrouver à travers Accédez
à votre compte en ligne.
Voir sa licence : depuis le bouton Menu > accédez
à « A propos de … ». Vous pouvez visualiser votre niveau de licence, votre
adresse email rattachée et votre clé logicielle.
La clé de licence LocaGest est un code à 24 caractères. Elle
se présente sous cette forme : XXXXXX-XXXXXX-XXXXXX-XXXXXX
Lors de l’activation de LocaGest, votre clé d’enregistrement
est associée à l’ordinateur exécutant LocaGest. Votre clé peut servir pour
l’activation sur un second ordinateur.
Si vous désirez changer l’ordinateur associé à une clé, vous
devrez peut-être vous connecter sur votre compte en ligne pour Gérer votre compte en ligne.
La licence peut être utilisée sur deux ordinateurs de votre
société ou de votre foyer.
Accédez à votre compte en ligne
Lors de votre première souscription à un abonnement de
LocaGest, un compte en ligne WebImmo a été créé automatiquement.
Pour vous connecter, vous devez accéder à l’adresse https://www.webimmosoft.com/ puis
cliquez sur le lien « Se connecter » en haut à droite de la page
d’accueil.
Une fenêtre d’authentification vous invite à renseigner
votre adresse email et votre mot de passe puis cliquez sur
« S’identifier » pour valider.
Gérer votre compte en ligne
Consulter vos abonnements : accédez à Mes
services > Gérer mes abonnements. Vous pouvez visualiser dans cette
page, vos abonnements, vos clés produits, les dates de début et de fin
d’abonnement ainsi que les noms des ordinateurs associés à la clé produit.
Libérer une clé associée à un ordinateur :
accédez à Mes services > Gérer mes abonnements > cliquez sur
« Libérer » pour dissocier la clé de l’ordinateur. Cette clé libérée
peut être associée à un nouvel ordinateur.
Remarque : Une association ne peut être libérée qu'une fois pendant
un intervalle de 10 jours.
Annexe
C : Sécurité et assistance
Par défaut LocaGest sauvegarde automatiquement vos
données à chaque fermeture de l’application. Il sauvegarde :
§
La base de données.
§
Vos photos.
§
Vos documents.
§
Vos paramètres.
Activer ou désactiver la sauvegarde : accédez à
Options > Données et sauvegarde > puis activez ou désactivez
« Sauvegarder les données automatiquement à la fermeture de
LocaGest ».
Gérer les copies de sauvegarde : accédez à Options
> Données et sauvegarde > puis augmentez ou diminuez le « Nombre de
sauvegardes à conserver » de 1 à 99 sauvegardes.
Restaurer à partir de LocaGest : accédez à
l’onglet Options et contrôles > Restaurer une sauvegarde > puis
sélectionnez le point de restauration et cliquez sur « restaurer ».
Restaurer manuellement à partir d’une sauvegarde :
décompressez une sauvegarde dans un emplacement (par défaut %HOMEPATH%\Appdata\Local\WebImmo\LocaGest\Fichiers)
et dans LocaGest accédez à Options > Général > puis renseignez le
« chemin des fichiers » à l’aide du bouton « parcourir ».
Mettre à jour
LocaGest
Par défaut LocaGest vérifie une fois par semaine la présence
d’une mise à jour par l’intermédiaire de l’application WebImmo Update. LocaGest
doit être fermé pour installer la mise à jour.
Pour gérer la fréquence de la recherche d’une mise à
jour : accédez à Options > Général > puis définissez la
« fréquence de la vérification des mises à jour ».
Pour lancer la recherche d’une mise à jour
manuellement : accédez à l’onglet Options et contrôles > puis
cliquez sur « WebImmo Update ». WebImmo Update recherche les
mises à jour disponibles.
Si vous désirez restaurer une base de données et que vous
rencontrez des difficultés pour lancer LocaGest, il peut être utile de lancer
une restauration manuellement.
Pour restaurer une version antérieure de votre base de
données, il faut :
·
Lancer l'application Windows : Invite de commandes. On
peut la lancer à partir du menu démarrer ou en faisant Touche Windows + R,
puis dans la fenêtre Exécuter tapez CMD puis faire Entrée.
·
Dans la fenêtre noire qui s'affiche saisir cd c:\webimmo
puis faire Entrée.
·
Saisir ensuite locagest /mode=backup puis faire Entrée.
LocaGest s’exécute avec le mode de restauration de la base de données.
A noter : si vous avez installé LocaGest dans un
autre répertoire, il faut remplacer le bon chemin dans la commande cd
c:\webimmo.
En cas de problème avec votre base de données, il est
parfois nécessaire de vérifier son intégrité. LocaGest contient un mode de
réparation, il est accessible en ligne de commande.
Cette opération réalise :
·
Une vérification la structure de la base de données.
·
Libère les transactions éventuellement bloquées.
·
Vérifie les doublons.
·
Réindexe la base de données.
Pour lancer ces opérations, il faut :
·
Lancer l'application Windows : Invite de commandes. On
peut la lancer à partir du menu démarrer ou en faisant Touche Windows + R,
puis dans la fenêtre Exécuter tapez CMD puis faire Entrée.
·
Dans la fenêtre noire qui s'affiche saisir cd c:\webimmo
puis faire Entrée.
·
Saisir ensuite locagest /mode=repair puis faire Entrée.
LocaGest s’exécute avec le mode de réparation de la base de données.
Une fenêtre indique l'emplacement de votre base de données
et vous demande de confirmer l'opération. Répondre Oui.
Ensuite, une fenêtre popup Tentative de réparation
vous invite à patienter avec une barre de défilement.
Une fois les traitements terminés, un message vous invite à
relancer LocaGest.
Sur notre forum, nous publions une annonce à chaque
évolution de l’application, elles sont lisibles depuis ce lien : https://www.webimmosoft.com/forum/nouveautes-et-mises-a-jour/
Si vous souhaitez désinstaller LocaGest, afin par exemple,
de le réinstaller sur un autre emplacement, il vous suffit d’aller dans le
panneau de configuration de Windows.
Sur Windows XP : Accédez au Panneau de
configuration > Ajout/Suppression de programmes > sélectionnez WebImmo
LocaGest dans la liste et cliquez sur « Supprimer ».
Sur Windows Vista, 7, 8 : Accédez au Panneau de
configuration > Programmes > Désinstaller un programme > sélectionnez WebImmo
LocaGest dans la liste et cliquez sur « Désinstaller ».
Sur Windows 10 : Dans le menu Démarrer,
sélectionnez Paramètres > Applications > Applications et fonctionnalités.
Sélectionnez WebImmo LocaGest dans la liste et cliquez sur
« Désinstaller ».
WebImmo est conscient de la responsabilité qui est la sienne
de limiter l’impact de ses produits et de son activité sur l’environnement.
Tous nos logiciels sont accessibles en version digitale, avec un prix incitant
à ce format de distribution.
L’hébergement de notre site internet est assuré par un
hébergeur ayant une politique de développement durable formalisée. Elle est
engagée dans l’écologie avec des serveurs « basse tension » et
l’achat d’énergie 100% hydraulique.
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