Messages

Date

C'est la date du revenu de la recette, elle est obligatoire. Une fois la date renseignée les autres champs concernant les détails de la recette sont accessibles. Si la date correspond avec le mois en cours, vous pouvez simplement saisir le jour, en tabulant, la date sera automatiquement complétée.

Type

C'est le type de recette.

Description facultative

Permet de renseigner une description facultative, elle peut être réutilisable.

Montant à percevoir

C'est le montant de la recette qui doit être réglé, à renseigner TTC.

Montant perçu

C'est le montant effectif perçu. Il est pré-renseigné. Si son montant est inférieur au montant de la recette, le statut de paiement passe automatiquement en "Règlement partiel".

Taux de TVA

A renseigner si la recette est assujettie à la TVA.

Statut du paiement

Vous définissez ici le statut du paiement. Il y a 4 statuts possibles.

En attente : Le paiement est en attente de règlement.

Réglé : Lorsque le paiement a été réglé dans les temps.

Règlement partiel : Lorsque le paiement n'a pas été réglé totalement.

Règlement en retard : Quand le paiement a été effectué après la date limite.

Bien concernant le bien et le bail

Filtre par ville, lieu et bien : Pour vous faciliter la sélection du bien concerné, LocaGest fait une recherche par entonnoir. En sélectionnant la ville du bien, un filtre affiche uniquement les lieux puis les biens concernés.

Bail : Vous pouvez sélectionner le bail concerné par la dépense.

Payé

Le receveur peut, soit être le locataire ou le cautionnaire d'un bail, soit être un contact du carnet d'adresse, soit être un autre bénéficiaire.

Bien concernant le bien et le bail

Filtre par ville, lieu et bien : Pour vous faciliter la sélection du bien concerné, LocaGest fait une recherche par entonnoir. En sélectionnant la ville du bien, un filtre affiche uniquement les lieux puis les biens concernés.

Bail : Vous pouvez sélectionner le bail concerné par la recette. Dans ce cas la zone "Réglé par" sera automatiquement pré-renseignée.

Réglé par

Si un bail est sélectionné, les locataires du local sont automatiquement pré-renseignés. Il suffit de cocher la ou les cases pour indiquer le ou les payeurs.

Dans les autres cas vous devez renseigner le nom du payeur dans le champ du donneur d'ordre.

Ce volet contient la liste des finances. A partir de cette rubrique, vous pouvez gérer les recettes et les dépenses liées à votre parc immobilier. Les loyers sont automatiquement générés par LocaGest.

Editer l'écriture

Ce bouton permet de visualiser les détails d'une recette ou d'une dépense et de la modifier.

Ajouter une recette

Il permet d'ajouter une recette à un local en spécifiant une date, un statut de paiement et un type de recette.

Ajouter une dépense

Il permet d'ajouter une dépense à un local en spécifiant une date, un statut de paiement et un type de dépense.

Supprimer

Il permet de supprimer une recette ou une dépense.

Note : Les recettes de type "Loyer" ne peuvent pas être supprimées, car elles sont générées en fonction du contrat de bail et des quittances.

Filtres

Le premier filtre affiche par défaut les recettes et les dépenses sur les 3 derniers mois, vous pouvez changer cette vue pour les visualiser sur un an ou en totalité.

Le deuxième filtre permet d'afficher les paiements qui ont été réglés ou au contraire qui ne sont pas réglés. Le règlement partiel est affecté dans le filtre des "Paiements non réglés".

Le dernier filtre permet d'afficher seulement les recettes ou les dépenses.

Déclaration d'impôt

Cet outil vous aide à créer votre déclaration d'impôt à partir des informations enregistrées dans Locagest. Il renseigne automatiquement les champs de votre déclaration des revenus selon le choix du régime d'imposition.

Liste des finances

Cette liste contient l'ensemble des finances. La première colonne indique la date de la recette ou de la dépense. La colonne "Bien" indique le type et le nom du local concerné. En cliquant sur le nom du bien on peut directement accéder à l'édition de sa fiche.

La colonne "De / à" indique le payeur ou le receveur de la recette ou de la dépense. S'il est renseigné dans la fiche des locataires / cautionnaires ou dans le carnet d'adresse, un clic sur son nom permet d'éditer sa fiche.

La colonne "Débit" en rouge si concerné indique vos dépenses et la colonne "Crédit" en vert désigne vos recettes.

Le terme affiche le mois et l'année de la quittance.

La période est l'intervalle à prendre en compte pour le paiement du loyer. Généralement elle a une durée d'un mois sauf parfois en début et en fin de bail.

N° de référence

Ce numéro est unique, il sert à identifier rapidement une quittance. Il est imprimé sur la quittance et l'avis d'échéance du client. Le numéro est sous la forme Q + numéro de bail + année + mois.

Vous définissez ici le statut du paiement. Il y a 4 statuts possibles.

En attente : Le paiement est en attente de règlement.

Réglé : Lorsque le paiement a été réglé dans les temps.

Règlement partiel : Lorsque le paiement n'a pas été réglé totalement.

Règlement en retard : Quand le paiement a été effectué après la date limite. La date limite de paiement est paramétrable pour chaque bail (onglet "Bail", bouton "Editer le bail", onglet "Détails du bail", champ "Jour du paiement du loyer"). Le jour de paiement a une valeur contractuelle, vous devez pas le modifier en cours de bail.

Par défaut le rappel est défini à "Aucun".

Lorsque le paiement a un retard de plus de 15 jours, vous devez envoyer un courrier de rappel, puis un deuxième habituellement dans les 15 jours suivants. Cette option est un aide-mémoire.

En général la première relance est envoyée en courrier simple. La deuxième relance doit être envoyée en courrier recommandé avec un accusé de réception.

Note : Vous pouvez imprimer une relance à partir de la liste des quittances.

Date de rappel

Lorsque vous sélectionnez un rappel, sa date est automatiquement renseignée à la date du jour. La date de rappel vous permet de savoir quand le courrier de relance a été expédié, mais elle sert également à vous alerter automatiquement de la nécessité d'une deuxième relance.

Note à imprimer sur la quittance

Cette zone permet d'insérer un message sur la quittance. Il sera visible dans le talon au moment de l'impression.

Vous pouvez par exemple insérer un message demandant au locataire de vous envoyer le renouvellement de l'assurance habitation.

Reporter la note sur les prochaines échéances

En cochant cette case, la note à imprimer sur la quittance est automatiquement reportée sur les échéances suivantes. Cette option se transmet aux quittances suivantes. Pour arrêter ce renouvellement, il suffit de décocher la case sur la dernière quittance.

Cette zone de texte permet de mémoriser des informations concernant la quittance. Ce texte n'apparaît pas lors de l'impression de la quittance.

[Encaissé]

Ce volet contient la liste des quittances. A partir de cette rubrique, vous pouvez gérer les quittances des loyers, insérer le montant perçu du loyer etc. Vous pouvez également éditer ou imprimer une quittance et envoyer un rappel au locataire ou au cautionnaire.

Editer la quittance

Ce bouton permet de visualiser les détails de la quittance et d'insérer une note, un document ou un mémo.

Imprimer l'avis d'échéance et la quittance

Il permet d'imprimer un document qui fait à la fois office de quittance de loyer et d'avis d'échéance. Un talon à découper est également généré en fin de page. Le document est prévu pour être inséré dans des enveloppes à fenêtres (standard 110 x 220 mm).

Note : L'avis d'échéance et le talon à découper ne sont générés qu'à la date prévue. Le jour du traitement est paramétrable dans la fenêtre des options (section "Traitements", partie "Jours des traitements mensuels", options "Jours des quittances et des factures").

Autres documents

Régularisation des charges : Ce bouton ouvre une fenêtre à compléter pour envoyer un courrier de régularisation des charges. Il suffit juste de préciser la période à calculer ainsi que le montant réel des charges locatives.

Imprimer le rappel du locataire : Il permet d'imprimer une relance pour loyer impayé. Le document peut être une première relance, généralement envoyée en courrier simple ou être une deuxième relance, habituellement envoyée en courrier recommandé avec un accusé de réception.

Ce bouton est actif seulement si un rappel est affecté à la quittance.

Imprimer le rappel du cautionnaire : Il permet d'envoyer une demande de paiement du loyer au cautionnaire. Pour entreprendre cette action, le bail doit contenir obligatoirement un cautionnaire, puis une demande de rappel doit avoir été envoyée au locataire.

Filtres

Le premier filtre permet d'organiser les quittances par mois ou par locataire.

Le deuxième filtre permet d'afficher soit toutes les quittances, soit les quittances en attente de paiement ou soit les quittances à relancer.

Les quittances en attente sont les quittances dont le montant du loyer n'a pas été entièrement perçu.

Les quittances en "1ère relance" sont celles qui nécessitent un courrier de rappel au locataire et/ou au cautionnaire.

Les quittances en "2ème relance" sont celles qui demandent un deuxième courrier de rappel au locataire et/ou au cautionnaire, le courrier doit être expédié en recommandé avec accusé de réception.

Encaissement de la CAF

Ce bouton permet d'afficher la liste des encaissements de la CAF de vos locataires et colocataires.

En règle générale, le versement de la CAF a lieu le 5 du mois suivant. En cochant la case à cocher Encaissé vous indiquez à LocaGest que vous avez bien reçu le versement. Son versement est automatique mis à jour dans la quittance.

Envoyer par email

Ce bouton permet d'envoyer par email l'avis d'échéance avec sa quittance.

Note : La signature de l'email est paramétrable dans la fenêtre des options (section "Messagerie électronique", partie "Paramètres de la messagerie électronique", options "Signature de l'email").

Assistant d'impression

Il permet de sélectionner des options d'impression et de voir directement les changements dans une fenêtre d'aperçu.

Liste des quittances

Cette liste contient l'ensemble des quittances. Elle est ordonnée de la quittance la plus récente à la plus ancienne.

Vous pouvez naviguer et saisir rapidement les montants, les dates et les statuts de paiements en tabulant.

La saisie est semi-automatisée, LocaGest insère automatiquement la date du jour lors de la saisie et il sélectionne le statut de paiement à votre place. Un paiement qui n'est pas réglé en totalité sera statué en "Règlement partiel". Si le paiement a été réglé après une certaine date il passera en statut "Réglé en retard".

Ce volet contient la liste des lieux. A partir de cette rubrique, vous pouvez créer et éditer un lieu. Les lieux seront ensuite associés à des locaux. Ils peuvent contenir des photos et des services.

Editer le lieu

Ce bouton permet de modifier les informations du lieu.

Ajouter / Supprimer

Ils permettent de créer un nouveau lieu ou au contraire le supprimer.

Filtres et archive

Le premier filtre permet d'afficher soit une liste de tous les lieux soit une liste de lieux avec un crédit en cours ou terminé.

Le deuxième filtre permet d'afficher les lieux actuellement utilisés ou ceux qui sont archivés. En effet, lorsque cette liste devient conséquente et qu'un lieu n'est plus utilisé, il peut être utile d'archiver un lieu pour gagner en visibilité.

Le bouton "Archiver ou désarchiver" permet à tout moment de changer l'état d'archive du lieu.

Liste des localisations des lieux

Cette liste contient l'ensemble des lieux. Elle est ordonnée par nom de ville. Un double-clic sur un lieu permet d'éditer sa fiche.

Ce volet contient la liste des baux en précisant les loyers qui sont révisables. La date de la prochaine révision est calculée en fonction.

Note : Pour un bail à usage d'habitation, la revalorisation du loyer ne peut être qu'annuelle. Elle ne peut excéder la variation annuelle de l'indice de référence des loyers. S'agissant de la date de l'indice de référence à prendre en compte, soit elle est précisée dans le bail soit à défaut de clause contractuelle fixant cette date, c'est la date du dernier indice publié à la date de signature du contrat qui s'applique.

Réviser ce loyer

Si ce bouton est actif, il permet de réviser automatiquement le loyer du bail sélectionné. Le bail est révisé en fonction de l'indice de révision attaché au bail. Un document de régularisation de loyer est généré pour aviser le locataire.

Note : Les indices de révisions sont automatiquement mis à jour par WebImmo Update.

Réimprimer la révision du loyer

Il permet de réimprimer la dernière révision du loyer. Le bouton devient actif si un document est disponible.

Filtre

Il permet d'afficher tous les baux ou seulement les baux dont le loyer est révisable.

Ce volet contient la liste des baux. A partir de cette rubrique, vous pouvez créer, éditer un bail ou l'imprimer. Vous pouvez également imprimer l'état des lieux du local, l'engagement de caution ou le congé du bail. Enfin, vous avez la possibilité de réviser en quelques clics les loyers.

Editer le bail

Ce bouton permet de modifier les informations du bail.

Ajouter / Supprimer

Ils permettent de créer un nouveau contrat de location ou au contraire le supprimer.

Imprimer le bail

Il permet d'imprimer le bail sélectionné dans la liste des baux. Toutes les informations utiles sont insérées automatiquement dans le document. Les 2 parties devront simplement parapher à la main chacune des pages puis compléter la fin du document pour conclure la location.

Autres documents

Il contient 11 éditions. L'état des lieux imprime la liste des pièces du local en location avec leurs équipements, l'inventaire du local est modifiable dans le volet "Biens".

L'engagement de caution permet de créer un document pour obliger un cautionnaire à acquitter le loyer en cas de défaillance de paiement du locataire. Pour avoir une valeur juridique, le cautionnaire doit écrire à la main un texte (voire l'impression) afin de prendre pleinement conscience de son engagement. L'impression affiche plusieurs documents selon le nombre de locataires et de cautionnaires.

L'attestation d'assurance imprime une relance de justificatif d'assurance habitation, idem pour l'entretien de chaudière et l'attestation de ramonage.

Le congé de bail est réglementé pour une location d'habitation, vous devez donc sélectionner son motif. En cas de sélection "d'un motif légitime et sérieux", vous devez préciser la raison. La date de congé est ensuite calculée automatiquement suivant le type et la période du bail.

De plus, sur le coin supérieur droit, un bouton permet d'ouvrir une fenêtre pour créer ses propres éditions. Ces éditions peuvent contenir des balises pour créer des documents dynamiques.

Filtre et archive

Il permet d'afficher les baux suivants 5 critères : Tous les baux, les baux en cours, les baux à clôturer, les baux terminés et les attestations à relancer. Un bail à clôturer est un bail qui n'est pas sélectionné en reconduction automatique et qui est dans la période d'alerte. Pendant la période d'alerte le bailleur peut envoyer un congé de bail. La période d'alerte est paramétrable dans la fenêtre des options (section "Editions", partie "Courrier", options "Rappel des éditions avant le dépassement du préavis").

Le bouton "Archiver ou désarchiver" permet à tout moment de changer l'état d'archive du bail.

Révisions des loyers

Il affiche la liste des baux avec la date de la prochaine révision du bail, avec le cas échéant le montant du loyer révisé.

Révisions manuelles

Il permet de mettre à jour / réviser manuellement le montant du loyer ou des charges.

Liste des baux

Cette liste contient l'ensemble des baux. Elle est ordonnée du bail actif le plus récent au plus ancien, puis du bail terminé le plus récent au plus ancien. Un double-clic dans la liste permet d'éditer le bail.

Plus d'informations peuvent être affichées sur cette liste en cliquant sur la flèche en haut à droite.

Ce tableau permet d'ajouter les services intégrés au lieu de résidence. Par exemple pour une résidence d'immeuble, vous pouvez renseigner si elle possède un gardien ou une piscine.

Toutes ces informations sont facultatives, mais elles sont souvent très utiles.

Digicode

Vous pouvez saisir ici le code secret de la porte d'accès du local.

Nombre d'étages

Insérez le nombre d'étages du local.

Date de construction

Insérez la date de construction du local. Cette information peut être retrouvée sur votre copie de l'acte de propriété.

Date de rénovation

Insérez la date de rénovation du local. Elle peut être utile la prochaine remise en état.